El llenguatge administratiu és una varietat lingüística funcional (és a dir, que està adaptat a la funció que ha de fer: comunicar l’activitat administrativa) que té com a àmbit d’ús l’Administració i com a matèria objecte de comunicació l’activitat administrativa. Tot i que es tracta d’un llenguatge d’especialitat (és a dir, d’una eina de comunicació entre especialistes), els qui redacten textos administratius han de tenir present que bona part dels seus escrits van a parar a mans dels ciutadans, i que aquests els han de poder comprendre.
Per tant, els dos trets fonamentals que han de caracteritzar el llenguatge administratiu són la formalitat i la funcionalitat.
1) Formalitat: Els textos han de ser objectius i s’han de redactar en un to neutre i impersonal.
2) Funcionalitat: Els textos s’han de redactar amb un llenguatge clar, concís i precís perquè la comunicació sigui eficaç.
— Claredat: Cal fer servir paraules, expressions i construccions fàcils de llegir i, per tant, de comprendre.
— Concisió: Cal presentar la informació de la manera més breu possible, procurant que la brevetat no sigui en detriment de la comprensibilitat del text.
— Precisió: Cal evitar les ambigüitats i fer servir adequadament la terminologia i la fraseologia específiques, per definir els conceptes amb exactitud.
Al llarg dels dotze números del Vet Aquí! d’enguany, presentarem en aquesta secció preceptes per redactar documents clars, concisos i precisos, i, per tant, eficaços des d’un punt de vista comunicatiu.
TRACTAMENT DE VÓS
Utilitzeu el tractament de vós per al destinatari dels textos administratius. D’aquesta manera, a més d’aconseguir la formalitat adequada, no haureu de carregar el text amb dobles formes quan en desconegueu el destinatari i evitareu les ambigüitats que poden generar els determinants possessius.
El/La cito perquè comparegui davant l’Àrea de Medi Ambient de l’Ajuntament. [no recomanable]
Us cito perquè comparegueu davant l’Àrea de Medi Ambient de l’Ajuntament. [recomanable]
Li adverteixo que el gerent ja va presentar la seva proposta. [no recomanable]
Us adverteixo que el gerent ja va presentar la vostra proposta. [recomanable]
