8. Els documents administratius
La sol·licitud és el document amb què una persona inicia un procediment administratiu demanant a l’Administració que adopti una decisió sobre una matèria reglada (és a dir, quan una disposició, un decret, una convocatòria pública, etc. estableixen la necessitat de la sol·licitud). L’Administració resol la sol·licitud després de seguir uns tràmits preestablerts, el conjunt dels quals s’anomena procediment.
Quan un òrgan administratiu fa una sol·licitud a un altre òrgan de la mateixa administració o d’una altra, s’ha de fer servir l’ofici (vegeu 8.7, «L’ofici»).
En la redacció de la sol·licitud s’ha de mantenir un to neutre i respectuós, i s’ha d’estructurar la informació de manera lògica i tan simplificada com sigui possible.
Quant al tractament personal:
- Si fa la sol·licitud una persona sola, s’utilitza la primera persona del singular (jo): exposo; sol·licito. Quan la fa un col·lectiu, la primera persona del plural (nosaltres): exposem; sol·licitem.
- El destinatari de la sol·licitud és l’Administració: una àrea, un òrgan o la unitat administrativa que l’ha de tramitar. Per això no s’ha d’emprar cap tractament personal (que em concediu), sinó que les referències a l’òrgan s’han de fer de manera impersonal o en tercera persona: que s’esmeni; que la Diputació em concedeixi, etcètera.
En la sol·licitud no s’han de fer servir tractaments protocol·laris ni fórmules de salutació i comiat.
Cal tenir en compte que el paper ja no és l’únic suport de molts documents administratius, ja que la incorporació de mitjans informàtics, electrònics i telemàtics a la gestió administrativa permet ampliar-ne el concepte i el disseny. Actualment, a les administracions se solen oferir impresos de sol·licitud generats a través d’aplicacions electròniques, i per això aquí, en un dels models, oferim uns criteris generals que poden servir a l’hora de fer el disseny telemàtic dels diferents blocs d’informació que configuren una sol·licitud.
Aquest tipus de sol·licituds consten dels apartats següents: títol, dades de la persona sol·licitant, exposició dels fets, nucli, datació, signatura, informació addicional (si s’escau) i destinació.
En els casos en què és el ciutadà qui redacta la sol·licitud, al document no és necessari que hi consti un títol.
Títol
En els documents normalitzats (d’accés a convocatòries de subvencions, de selecció de personal, etc.) s’hi ha de consignar un títol identificatiu, a continuació del genèric Sol·licitud. El títol ha de descriure de manera clara i precisa l’objecte de la sol·licitud: Sol·licitud de subvencions per a explotacions forestals dins del Parc Natural del Montseny; Sol·licitud d’admissió a convocatòries de selecció de personal, etcètera.
En els casos en què és el ciutadà qui redacta la sol·licitud, al document no és necessari que hi consti un títol.
Dades de la persona sol·licitant
Si la sol·licitud la fa una persona física, hi ha de consignar, obligatòriament, les dades següents:
- Nom i cognoms
- Número del document nacional d’identitat (DNI) o número d'identificació fiscal (NIF)
- Domicili a efectes de notificació (adreça completa, que, si escau, pot incloure la província i el país)
Hi poden constar altres dades opcionals, sempre que siguin rellevants per al que se sol·licita, com ara la data de naixement, la professió, el telèfon, l’adreça electrònica, etcètera.
Exposició dels fets
L’exposició dels fets s’encapçala amb el títol EXPOSO, que va seguit de dos punts.
En aquest apartat s’exposen les circumstàncies i causes que motiven la sol·licitud, en paràgrafs numerats, encapçalats per la conjunció que.
Per enllaçar aquest punt i el nucli de la sol·licitud es pot fer servir una fórmula com ara Per això, [canvi de línia] SOL·LICITO.
Nucli
A continuació de l’exposició dels fets i a sota de l’epígraf SOL·LICITO, que va seguit de dos punts, es formula la petició procurant no repetir cap dels fets exposats en l’apartat precedent.
Datació
Tot i que la data vàlida en la sol·licitud és la del registre d’entrada, a sota de la petició se sol fer constar el municipi i la data. El municipi ha de dur l’article quan en té, va seguit d’una coma i no ha d’anar precedit de la preposició a:
- A la Tallada d’Empordà, 25 de maig de 2010
- La Tallada d’Empordà, 25 de maig de 2010
La data tampoc no va precedida de la preposició a. El dia s’escriu en xifres, el mes amb minúscula i l’any sencer en xifres. Davant de l’any, podem fer servir la preposició de o bé la contracció del.
Signatura
A sota de la datació, hi va la rúbrica de la persona sol·licitant. Atès que el nom i els cognoms ja consten al començament, no cal repetir-los.
Informació addicional
Després de la signatura, si s'escau, es poden enumerar els documents que s’adjunten a la sol·licitud sota l’epígraf «Documents adjunts».
Destinació
La destinació, que s’escriu al final del document, no ha de fer referència a una persona o a un càrrec particular, sinó a l’Administració o a l’òrgan administratiu corresponent.