8. Els documents administratius
A l’Administració, cada vegada són més habituals les comunicacions formals per mitjà del correu electrònic o de missatges curts que es reben al mòbil (SMS). Es tracta d’aplicacions informàtiques que permeten transferir missatges de manera immediata a un sol destinatari o fer enviaments col·lectius, servint-se de llistes de distribució.
El fet que tinguin un suport electrònic no implica que l’emissor hagi d’obviar la redacció o el disseny en aquests documents. De la mateixa manera que quan escrivim una carta, una circular o una nota interna tenim cura d’aspectes com ara la presentació, el tractament personal, el registre lingüístic, l’organització de la informació, etc., també hem de controlar tots aquests aspectes quan redactem una comunicació electrònica.
En la redacció de les comunicacions electròniques s’ha d’adequar la llengua al grau de formalitat, que pot tenir un nivell respectuós i neutre o bé cordial.
Les idees s’han d’expressar amb claredat, precisió i concisió, i el contingut s’ha d’estructurar de manera lògica, si cal per mitjà de paràgrafs breus. En el cas dels SMS, convé aprofitar al màxim els espais de què es disposa (normalment, 156) i evitar, en els missatges enviats des de la Diputació de Girona, recursos d’abreviació que només són propis de comunicacions personals informals (d per de, x per per, q per que, etc.). Igualment, no es pot prescindir d’accentuar els mots quan la gramàtica ho prescriu (la majoria de programes de gestió d’enviament de missatges curts admeten l’ús de caràcters accentuats).
Quant al tractament personal, s’utilitza:
- Per a qui emet el text, en general, la primera persona del singular (jo): us informo; us faig saber. La primera persona del plural (nosaltres) (us adjuntem; us trametem) és adequada quan es vol accentuar el caràcter institucional per sobre del personal, o bé el valor col·lectiu de l’organisme.
- Per a la persona destinatària, preferentment, la segona persona del plural (vós): us demano; aprofito per saludar-vos. Opcionalment, també podem fer servir la tercera persona del singular (vostè), que resulta més distant amb l’interlocutor: li demano; aprofito per saludar-la.
L’ús del tractament de vós presenta la mateixa forma per al masculí i per al femení, en singular i en plural, i, per tant, serveix per a un o diversos destinataris i per a dones i homes: Aprofito aquesta avinentesa per saludar-vos ben atentament. En canvi, amb el tractament de vostè: Aprofito aquesta avinentesa per saludar-lo/-la/-los/-les ben atentament.
Amb l’ús del tractament de vós, també s’eviten ambigüitats quan intervé una tercera persona: Li comunico que la Diputació ha aprovat la seva proposta és una frase ambigua, perquè no queda clar si la proposta és de la Diputació o del destinatari, cosa que se soluciona amb Us comunico que la Diputació ha aprovat la vostra proposta.
La segona persona del singular (tu) només és adequada en casos de gran amistat i confiança mútua: rebràs; et comunico que. Com que les comunicacions electròniques són especialment freqüents en contextos en què hi ha una tracte molt continuat i immediat, hi és més habitual que en altres documents l’ús d’aquest tractament. En el cas dels SMS, sovint s’opta per un redactat que evita les referències personals.
Els apartats de què consten les comunicacions electròniques varien segons si ens referim a un correu electrònic o a un SMS.
Els correus electrònics tenen els apartats següents: destinació, identificació del document, salutació, nucli, comiat, signatura i, opcionalment, informacions addicionals.
Pel que fa als SMS, es componen dels apartats següents: destinació i nucli, i, opcionalment, dels de salutació, comiat i signatura. L’apartat de la signatura pot aparèixer tant a continuació de la destinació (és el cas dels SMS més formals, emesos, per exemple, per organismes i entitats) com al final del document (en el cas dels SMS menys formals).
Cal tenir en compte que en els correus electrònics no cal escriure-hi la data, ja que a l’encapçalament apareixerà automàticament la data i l’hora en què s’ha enviat el missatge (Enviat el: dimecres, 13/octubre/2010 18.16). Els telèfons mòbils també enregistren la data i l’hora en què arriba el missatge.
Destinació
La destinació és un camp que se sol emplenar en els programes de gestió de correu electrònic o de SMS, i que, per tant, no ha de constar en el cos de la comunicació.
En el cas dels correus electrònics, quan la comunicació electrònica s’envia a un col·lectiu, s’han d’ocultar les adreces electròniques dels destinataris emprant l’opció de còpia oculta que ofereixen els programes de gestió de correu electrònic. Si s’envia a una sola persona, l’adreça s’escriu al camp del destinatari (Per a).
Identificació del document
El format del correu electrònic permet indicar l’assumpte de la comunicació, que sol constar amb el nom Tema. És important emplenar aquest camp amb l’expressió breu, clara i precisa de l’objecte del missatge (Tema: díptic III Biennal de Fotografia).
Salutació i comiat
En les comunicacions electròniques que ho admetin (bàsicament, el correu electrònic), quan es tracti de missatges d’una certa formalitat, no s’ha d’obviar la salutació ni el comiat.
La fórmula de salutació s’ha d’ajustar al to relacional del conjunt del document. El tractament més general de salutació és el de senyor/senyora, que és alhora respectuós i atent. Segons el grau de confiança, es pot optar per una de les fórmules següents, ordenades de més a menys confiança:
Benvolgut/uda [nom propi]
Benvolgut/uda amic/iga
Benvolgut/uda company/a
Benvolgut/uda
Benvolgut/uda senyor/a
Senyor/a
Distingit/ida senyor/a
Tot i que és més general l’ús de la coma, la fórmula de salutació igualment pot anar seguida de dos punts (Benvolguts: Us comuniquem que [...]).
La fórmula de comiat s’ha d’ajustar al to general de la comunicació. Cal evitar l’aparició d’una fórmula de salutació afectuosa (Benvolguda) i d’una fórmula de comiat freda (Ben atentament) o viceversa. A continuació es relacionen les fórmules de comiat i de salutació, d’acord amb el registre que correspongui.
|
Benvolgut/uda [nom propi] |
Cordialment / Ben cordialment / Una salutació cordial / Molt cordialment
|
|
Benvolgut/uda amic/iga |
|
|
Benvolgut/uda company/a |
|
|
Benvolgut/uda |
|
|
Benvolgut/uda senyor/a |
|
|
|
|
|
Senyor/a |
Atentament |
|
Distingit/ida senyor/a |
Ben atentament / Molt atentament / Amb les salutacions més distingides |
La fórmula de comiat va seguida d’una coma quan no inclou cap forma verbal (Ben atentament,) i seguida d’un punt quan n’inclou una (Us saludo ben atentament.).
Les expressions de salutació i de comiat que s’ofereixen més amunt són només alguns exemples, i no pretenen limitar tot el ventall de fórmules possibles. Se’n poden fer servir d’altres si es considera convenient, sempre que, és clar, siguin correctes des de tots els punts de vista.
Quan es tracta de SMS, se sol prescindir de les fórmules de salutació i de comiat, atesa la limitació de caràcters.
Nucli
La secció principal de la comunicació electrònica correspon al cos del missatge, el contingut i l’extensió del qual varien segons l’objecte de la comunicació. No obstant això, en les comunicacions electròniques és especialment pertinent tendir a la màxima brevetat possible dins de la correcció general.
Quan adjuntem un o diversos arxius, cal que ho indiquem, i fins i tot pot ser recomanable que en fem una breu descripció en el cos del missatge.
En els SMS se sol optar per una redacció impersonal, que informa d’alguna cosa amb la màxima concisió possible. De tota manera, convé evitar l’ús de determinades abreviacions que només són pròpies de registres molt informals.
- Us informem q ja em fet l ingres d 1236,56 € al cc q ns vau indicar (ref fra. 3/2010).
- Us informem que ja hem fet l’ingrés de 1.236,56 € al c/c que ens vau indicar (ref. factura 3/2010).
Signatura
Al peu dels correus electrònics apareix, al costat del senyal i la denominació institucional, la signatura predeterminada per a les comunicacions de la Diputació de Girona, que pot contenir les dades de la persona que redacta el text o tan sols les de la unitat administrativa que emet la comunicació.
|
Ramon Serra Vila Tècnic de disseny Oficina de Comunicació Àrea de Presidència 972 18 50 00
Oficina de Comunicació Àrea de Presidència 972 18 50 00 |
En el cas dels SMS, convé identificar l’emissor d’una manera breu; sovint és suficient identificar l’organisme emissor, i se sol fer al principi del missatge:
Diputació de Girona. Àrea d’Hisenda. Us comuniquem que en data d’avui hem ingressat al c/c [...] la quantitat de[...] € corresponent a la factura 8/2010.
Informació addicional
A les comunicacions electròniques, especialment en els correus electrònics, es pot afegir, opcionalment, un apartat d’informació addicional en forma de post scriptum —locució llatina que vol dir ‘després de l’escrit’—, que introduïm per mitjà de la sigla PS. En aquests casos no fem servir la sigla PD (que vol dir ‘després de la data’), ja que es tracta de textos no datats. Convé, però, no abusar d’aquest recurs, i assegurar-nos que el que hi diem no és oportú d’incloure-ho en el cos del document.