8. Els documents administratius

El certificat és un document expedit per un funcionari públic o per una persona autoritzada legalment que dóna fe d’un fet, del contingut d’un document o de les circumstàncies que consten en arxius, registres, llibres d’actes, etc. Normalment el certificat s’expedeix a petició de la persona interessada i sovint amb una finalitat concreta.

No s’ha de confondre el certificat amb la diligència. El certificat és un document que té una destinació externa i l’emet el secretari amb el vistiplau del president, mentre que la diligència la pot expedir qualsevol funcionari autoritzat (com a cap de servei), no necessita el vistiplau de la presidència i pot tenir una destinació externa o interna.

En la redacció del certificat, convé respectar els aspectes següents:

La claredat i el rigor, amb una exposició acurada de la informació que s’hi detalla.
L’estructuració lògica i en blocs homogenis de la informació.
El to formal i concís, atès el valor de constatació oficial del document.

Quant al tractament personal:

Per a qui emet el text, s’utilitza la primera persona del singular (jo): certifico; signo; expedeixo.
La destinació final del certificat no acostuma a ser explícita, motiu pel qual no es fa referència a cap destinatari: I, perquè consti, expedeixo aquest certificat. Però si és necessari referir-se a la persona interessada (la que ha sol·licitat el certificat), es fa servir la tercera persona del singular (ell/ella): [...] ocupa una plaça de funcionari; [...] ha registrat una sol·licitud, etcètera.

Pel que fa al temps verbal, per indicar l’acte de la certificació es fa servir el present d’indicatiu: certifico; signo, etcètera.

El certificat consta de cinc apartats: dades de l’emissor, nucli, fórmula de certificació, datació i signatura.

Dades de l’emissor

En el paràgraf introductori es fan constar les dades següents:

El nom i els cognoms de la persona que emet el certificat, sense les formes senyor/senyora o en/na ni cap altra forma de tractament.
El càrrec que ocupa (que no cal introduir amb la forma com a o en qualitat de), posposat al nom i seguit d’una coma.

Les dades de l’emissor no es destaquen amb cap marca tipogràfica.

Nucli

Aquest apartat, que és el cos del certificat, s’introdueix amb el mot certifico, destacat tipogràficament (amb majúscules o negreta), aïllat del cos del text i seguit de dos punts. Tot i que tradicionalment l’emissor tenia el tractament de tercera persona del singular (certifica), actualment es recomana l’ús de la primera, ja que contribueix a l’estil directe que caracteritza la documentació administrativa.

A continuació, s’expressa el fet que se certifica, introduït per la conjunció que si la frase presenta una forma verbal conjugada. Si se certifica més d’un fet, s’utilitzen paràgrafs numerats, cadascun encapçalat igualment per la conjunció que.

Quan s’hi fan transcripcions literals d’acords d’un òrgan col·legiat o de parts dispositives d’una resolució, cal escriure-les entre cometes (vegeu 3.4, «Les cometes»).

Fórmula de certificació

Aquesta fórmula final acostuma a ser fixa, tot i que pot presentar algunes variacions, depenent de si inclou referències a la persona que sol·licita el document o a la que hi dona la conformitat, o bé a la finalitat per a la qual s’expedeix el certificat:

I, perquè consti, signo/expedeixo/estenc aquest certificat.

I, perquè consti, signo aquest certificat, amb el vistiplau del president.

I, perquè així consti, signo aquest certificat per ordre i amb el vistiplau del president.

I, perquè consti, signo aquest certificat a petició de la persona interessada.

I, perquè consti, signo aquest certificat a petició de la persona interessada, amb el vistiplau del president.

I, perquè així consti i a petició de la senyora Ada Ruscalleda, expedeixo aquest certificat.

I, perquè consti, a l’efecte de [...], signo aquest certificat a petició de la persona interessada.

Quan la fórmula final inclogui la referència al vistiplau del president, el càrrec no anirà acompanyat del tractament de senyor ni de cap tractament protocol·lari.

${#emotions_dlg.cross}$ amb el vistiplau del senyor president / de l’Il·lm. Sr. President

${#emotions_dlg.tick}$ amb el vistiplau del president

Datació

La fórmula final i la datació no s’han d’agrupar mai en un sol paràgraf, sinó que s’han d’escriure en paràgrafs diferents.

I, perquè consti, expedeixo aquest certificat, a Girona, a 20 de gener de 2010.

I, perquè consti, expedeixo aquest certificat.

Girona, 20 de gener de 2010

Abans de la signatura escrivim la datació, que es compon de municipi i data.

El municipi ha de dur l’article quan en té, va seguit d’una coma i no ha d’anar precedit de la preposició a.

A l’Armentera, 25 de maig de 2010

L’Armentera, 25 de maig de 2010

La data tampoc no va precedida de la preposició a. El dia del mes s’escriu en xifres, el mes amb minúscula i l’any sencer en xifres. Davant de l’any, podem fer servir la preposició de o bé la contracció del.

L’abreviació de la data amb punts, guionets o barres inclinades, indicant el mes en xifres, no es considera adequada en la datació d’un document de to formal com és el certificat.

Girona, a 25 de maig de 2010

Girona, 25/5/2010

Girona, 25 de maig de 2010

Girona, 25 de maig del 2010

El certificat és un document que no es registra. La constatació en el registre de la tramesa d’un certificat es fa per mitjà de l’ofici que l’acompanya.

Signatura

Al certificat, només hi ha d’aparèixer la rúbrica manuscrita, perquè el nom i cognoms i el càrrec de la persona que certifica ja figuren a l’encapçalament.

En el cas que hi hagi de figurar el vistiplau, s’ha de situar a la dreta de la signatura de qui expedeix el certificat. En una línia es fa constar l’expressió Vist i plau; a sota, el càrrec encapçalat per l’article, i a sota de la rúbrica, el nom i els cognoms.

El càrrec no va precedit del tractament protocol·lari ni del de respecte.

${#emotions_dlg.cross}$ Vist i plau	${#emotions_dlg.tick}$ Vist i plau
El Sr. president	El president
[rúbrica]	[rúbrica]
[nom i cognoms]	[nom i cognoms]