8. Els documents administratius
La convocatòria de sessió és el document mitjançant el qual es convoca una persona a assistir a una sessió d’un òrgan col·legiat, i en què s’especifica el lloc, la data, l’hora i l’ordre del dia de la reunió. Generalment, la persona convocada és membre d’aquest òrgan, però també és possible que no ho sigui i que assisteixi a una sessió de manera puntual.
Per convocar una persona a una reunió que no sigui d’un òrgan col·legiat, o quan no hi hagi una presidència que la convoqui a través de la secretaria, en lloc de la convocatòria de sessió es fa servir la carta o la nota interna.
En la redacció de la convocatòria s’ha de mantenir un to formal i s’ha d’estructurar la informació de manera lògica i en blocs homogenis.
Quant al tractament personal, s’utilitza:
- Per a qui redacta la convocatòria, la primera persona del singular (jo): us convoco.
- Per a la persona destinatària, la segona persona del plural (vós): en cas que no hi pugueu assistir [...].
La convocatòria de sessió conté els apartats següents: destinació, fórmula de convocatòria, ordre del dia, datació i signatura. A més, s’hi pot incloure un apartat final d’informació addicional.
En relació amb la destinació, es poden donar dos supòsits: 1) que es convoquin les persones individualment, i 2) que s’enviï la mateixa convocatòria a una llista de persones.
En el primer cas, les dades de la persona destinatària —el nom i els cognoms precedits del tractament de respecte, el càrrec que exerceix dins l’òrgan col·legiat (o el que ocupa en un altre departament o entitat, si la persona no forma part d’aquest òrgan) i l’adreça (en el cas que s’enviï per correu postal)— es consignen al marge superior esquerre, però també es poden ajustar a l’espai corresponent a la finestreta dels sobres que en portin.
En el segon cas, les dades no es consignen en el document, sinó en el sobre.
Després de la identificació de la persona destinatària, es redacta en un sol paràgraf la fórmula de convocatòria, la qual ha d’incloure les dades següents:
- Referència a l’autoritat que ordena la convocatòria i, si escau, a la disposició que la preveu: Per ordre del president us convoco a [...]; D’acord amb el que estableixen els articles 77 i 79 de [...], i per ordre del president, us convoco a [...].
- Indicació del caràcter ordinari o extraordinari de la sessió i del nom de l’òrgan col·legiat (també es pot tractar de la sessió constitutiva de l’òrgan): [...] us convoco a la sessió ordinària de la Junta de Govern Local.
- Data, hora i lloc de la reunió: [...] que es farà el 21 de desembre de 2010, a les 12.30 h, al saló de comissions de la Diputació.
Les convocatòries extraordinàries han de ser motivades; per tant, cal fer constar el motiu en el text: [...] sessió extraordinària de caràcter urgent del Ple de la Diputació de Girona [...] per tractar d’un assumpte únic: “Aprovació de mesures de suport als ajuntaments amb motiu dels danys produïts pel temporal de vent”.
Sota l’epígraf «Ordre del dia», en negreta, es redacta, alineada a l’esquerra, la llista numerada dels temes que s’han de tractar en la sessió (si l’ordre del dia és llarg, es pot incloure en un full a part).
El nombre i el contingut dels punts els decideix la Presidència, però n’hi ha dos que solen ser fixos, generalment el primer i l’últim. Les sessions ordinàries s’inicien amb el punt Lectura i aprovació de l’acta de la reunió anterior i acaben amb Precs i preguntes. A la convocatòria d’una sessió extraordinària, no hi consten aquests dos punts; i a la de les sessions constitutives, no hi pot aparèixer el primer punt, perquè no hi ha hagut una sessió prèvia.
La redacció de l’ordre del dia ha de ser tan breu i clara com sigui possible. Convé no carregar el text amb expressions que en un ordre del dia resulten gratuïtes, com ara si escau o si pertoca (vegeu l’apartat de dubtes freqüents a 8.4.1, «Criteris de redacció»).
En cas que hi hagi un únic punt a tractar, es fa constar a continuació de la fórmula de la convocatòria, sense numerar.
Abans de la signatura escrivim la datació, que es compon de municipi i data.
El municipi ha de dur l’article quan en té, va seguit d’una coma i no ha d’anar precedit de la preposició a.
- A l’Escala, 25 de maig de 2010
- L’Escala, 25 de maig de 2010
La data tampoc no va precedida de la preposició a. El dia s’escriu en xifres, el mes amb minúscula i l’any sencer en xifres. Davant de l’any, podem fer servir la preposició de o bé la contracció del.
L’abreviació de la data amb punts, guionets o barres inclinades, indicant el mes en xifres, no es considera adequada en la datació d’un document de to formal com és la convocatòria.
- Girona, a 25 de maig de 2010
- Girona, 25-5-2010
- Girona, 25 de maig de 2010
- Girona, 25 de maig del 2010
La convocatòria de sessió és un document de datació doble pel que fa a l’emissió, ja que a més de la data habitual duu la del registre de sortida, que és la que cal tenir en compte des del punt de vista de tramitació formal.
A la signatura de la convocatòria, hi han de constar:
- El càrrec, amb minúscules i precedit de l’article determinat El/La (sense punt final)
- La rúbrica
- El nom i els cognoms (sense punt final)
Cal tenir en compte que la persona que fa la convocatòria ha de constar-hi amb el càrrec que exerceix en l’òrgan col·legiat, prescindint del càrrec que tingui en altres circumstàncies. Per exemple, en el cas que el secretari accidental de la Junta de Govern també sigui un cap de servei de Secretaria, a la convocatòria de sessió ha de signar com a secretari accidental de l’òrgan col·legiat.
Al peu del document, després de la paraula nota, amb majúscula inicial i seguida de dos punts, es pot fer referència, en cos de lletra 9 (vegeu 1.1.1, «El cos de la lletra»), a diversos aspectes, com ara la indicació d’una segona convocatòria, la incorporació de documents annexos (l’ordre del dia, en el cas que sigui massa extens per constar en el cos de la convocatòria; informes, etc.), la petició que les persones que no hi puguin assistir justifiquin la seva absència, etcètera.