8. Els documents administratius
El decret o resolució és un document administratiu que reflecteix les decisions d’un òrgan unipersonal de la corporació sobre un assumpte determinat que posa fi a un procediment administratiu (en alguns casos, els decrets no són resolutoris, sinó actes de tràmit, com per exemple les disposicions per mitjà de les quals l’Administració incoa un expedient).
Amb la finalitat d’agilitar la tramitació administrativa i d’evitar la duplicitat de documents amb contingut idèntic, la proposta de decret o resolució (que la fa el cap d’una unitat administrativa) pot esdevenir resolució mitjançant l’addició de la signatura del president o el vicepresident, precedida de la fórmula Resolc de conformitat amb la proposta, i del secretari, que en dona fe.
La redacció de la resolució ha de ser fluida; per això cal respectar l’ordre lògic de les frases i evitar-ne la complexitat. També ha de ser concisa; per tant, s’han d’evitar les paraules retòriques (sense contingut) i les frases ampul·loses. Per referir-se a temps passats s’hi fa servir, preferentment, el passat perifràstic (es va considerar; va sol·licitar), i per a les descripcions actuals, el present d’indicatiu (porta a terme; demanen).
Quant al tractament personal:
- Per a qui emet el text, s’utilitza la primera persona del singular (jo): Resolc; Proposo.
- Encara que el destinatari de la resolució és la persona interessada, això no es manifesta en la redacció, ja que aquesta s’ha d’enviar com a document adjunt d’un ofici de notificació, que és l’únic lloc en què han d’aparèixer les dades del receptor.
El decret o resolució conté els apartats següents: identificació de l’expedient, nucli, datació, signatura i, opcionalment, informació addicional (en què es proporciona informació referent a la interposició de recursos).
A sota de la capçalera, alineades a l’esquerra, hi han de constar les dades d’identificació de l’expedient:
- A la dreta, el títol RESOLUCIÓ NÚM., amb majúscules i en negreta. Convé deixar suficient espai entre aquest epígraf i el marge dret perquè la Secretaria el pugui numerar.
- Dues línies més avall, en cos de lletra 10, les inicials de la persona que dicta la resolució (amb majúscules) i de la persona que l’escriu (amb minúscules), separades per una barra: EV/mr (resolució redactada per Eugeni Vila i escrita per Marta Romà). I a sota, el número de l’expedient i una descripció breu de l’assumpte a què es refereix la resolució.
El nucli del decret o resolució s’estructura en dues parts: l’expositiva i la resolutiva.
a) A la part expositiva, s’hi exposa la relació dels fets o antecedents rellevants de manera resumida i ordenats cronològicament. Si cal, s’hi fan constar els fonaments legals, és a dir, les disposicions que justifiquen la proposta.
Els fets o antecedents s’organitzen en paràgrafs independents, que es poden numerar o bé introduir amb les formes Atès i Vist (amb els femenins i els plurals respectius). Amb tot, sovint aquestes formes precedeixen un seguit d’oracions subordinades a una de principal, la qual cosa condiciona excessivament la redacció del text i en dificulta la comprensió.
b) La part resolutiva va precedida de la frase D’acord amb els antecedents assenyalats i amb [...], i de conformitat amb les atribucions que la vigent legislació de règim local atribueix a la Presidència (article 34 de la Llei 7/1985, de 2 d’abril, de bases del règim local), proposo elevar a la Presidència de la Diputació la següent, i a continuació, separat del paràgraf precedent i del següent per una línia en blanc, s’escriu, amb majúscules i en negreta, el mot RESOLUCIÓ.
A sota, s’expressen les resolucions que adopta l’autoritat, en un seguit de punts numerats (primer, segon, etc.), introduïts amb un verb en infinitiu (aprovar, requerir, etc.). Quan només hi hagi un punt resolutori, no s’ha de numerar ni encapçalar amb el mot Únic.
En cas de delegació, el mot resolució va precedit del text següent: D’acord amb els antecedents assenyalats i amb [...], i de conformitat amb els decrets de 21 de juliol de 2011, de delegació, a favor dels vicepresidents, de competències atribuïdes a la Presidència, proposo elevar al vicepresident la següent.
Quan es resol directament, s’utilitza la fórmula D’acord amb els antecedents assenyalats i amb [...], i de conformitat amb les atribucions que la vigent legislació de règim local atribueix a la Presidència (article 34 de la Llei 7/1985, de 2 d’abril, de bases del règim local), o bé D’acord amb els antecedents assenyalats i amb [...], i de conformitat amb els decrets de 21 de juliol de 2011, de delegació, a favor dels vicepresidents, de competències atribuïdes a la Presidència, segons el cas, i a continuació, separat del paràgraf precedent i del següent per una línia en blanc, s’escriu, amb majúscules i en negreta, el mot RESOLC.
En els casos en què un òrgan col·legiat hagi de ratificar una resolució, s’hi afegeix un punt més: Sotmetre aquesta resolució a la ratificació de la Junta de Govern / del Ple.
Abans de la signatura escrivim la datació, que es compon de municipi i data.
El municipi ha de dur l’article quan en té, va seguit d’una coma i no ha d’anar precedit de la preposició a.
- A la Selva de Mar, 25 de maig de 2010
- La Selva de Mar, 25 de maig de 2010
La data tampoc no va precedida de la preposició a. El dia s’escriu en xifres, el mes amb minúscula i l’any sencer en xifres. Davant de l’any, podem fer servir la preposició de o bé la contracció del.
L’abreviació de la data amb punts, guionets o barres inclinades, indicant el mes en xifres, no es considera adequada en la datació d’un document de to formal com és la resolució.
- Girona, a 25 de maig de 2010
- Girona, 25/5/2010
- Girona, 25 de maig de 2010
- Girona, 25 de maig del 2010
En aquest apartat es poden donar diferents supòsits, si bé hi han de constar els elements següents:
- El càrrec, amb minúscula i precedit de l’article determinat El/La (sense punt final)
- La rúbrica
- El nom i els cognoms (sense punt final)
a) A les resolucions adoptades pels vicepresidents amb delegacions genèriques, es poden donar els supòsits següents:
1. Model tradicional: El vicepresident dicta la resolució i la signa, en virtut de les delegacions genèriques atorgades als vicepresidents. El document ha de dur la signatura del vicepresident que actua per delegació, alineada a l’esquerra, i la del secretari general, al mateix nivell i al marge dret. Aquesta última va precedida de la fórmula En dono fe.
2. Model amb pluralitat de signatures: El vicepresident dicta la resolució i la signa en virtut de les delegacions genèriques atorgades als vicepresidents. El document ha de dur la signatura del cap del centre gestor, alineada a l’esquerra; la del diputat amb delegació específica (si n’hi ha), al mateix nivell i al marge dret; a sota, i d’esquerra a dreta, la del vicepresident, que va precedida de la fórmula Resolc de conformitat amb la proposta, i la del secretari general. Aquesta última va precedida de la fórmula En dono fe.
b) A les resolucions adoptades pel president, ja sigui perquè superen el límit de la quantia econòmica de 18.001 euros que estableix la delegació genèrica, ja sigui pel contingut de la mateixa resolució, es poden donar els supòsits següents:
1. Model tradicional: La facultat de direcció i supervisió del president de la comissió informativa de l’àrea corresponent es materialitza amb la seva rúbrica, al marge esquerre, al costat de la signatura del president, que va alineada a l’esquerra. Al mateix nivell i al marge dret, hi va la signatura del secretari general, precedida de la fórmula En dono fe.
2. Model amb pluralitat de signatures:
2.1. Si no hi ha un diputat amb delegació específica, el document ha de dur la signatura del cap del centre gestor, alineada a l’esquerra; la del president de la comissió informativa corresponent, al mateix nivell i al marge dret; a sota, i d’esquerra a dreta, la del president, que va precedida de la fórmula Resolc de conformitat amb la proposta, i la del secretari general, precedida de la fórmula En dono fe.
2.2. Si la proposta prové d’un diputat amb delegació específica, el document ha de dur la signatura del cap del centre gestor, alineada a l’esquerra; la del diputat amb delegació específica, al mateix nivell i al marge dret; a sota, i d’esquerra a dreta, la del president, que va precedida de la fórmula Resolc de conformitat amb la proposta; al costat d’aquesta signatura, al marge esquerre, hi ha d’anar la rúbrica del president de la comissió informativa corresponent, i la del secretari general, precedida de la fórmula En dono fe.
A la resolució es poden incorporar altres signatures per indicació de la Secretaria General.
Per introduir el peu de recurs en la notificació de la resolució, es fa servir l’epígraf «Interposició de recursos». A sota, en cos de lletra 10, s’escriu el text que escaigui per a cada cas.