8. Els documents administratius
La proposta de resolució o proposta d’acord és el document que serveix d’antecedent i de fonament a l’acord que ha d’adoptar un òrgan col·legiat (la Junta de Govern o el Ple) i que posa fi a la fase d’instrucció d’un procediment administratiu. La proposta sobre la qual ha informat una comissió informativa s’anomena dictamen.
Amb la finalitat d’agilitar la tramitació administrativa i d’evitar la duplicitat de documents amb contingut idèntic, la proposta pot esdevenir resolució mitjançant l’addició de la certificació del secretari general del fet que l’òrgan corresponent ha aprovat aquell acord. Aquesta possibilitat és aplicable quan la proposta d’acord se subscriu íntegrament en els mateixos termes i quan no hi ha cap més tràmit entre la proposta i l’acord.
La redacció de la proposta ha de ser fluida; per això cal respectar l’ordre lògic de les frases i evitar-ne la complexitat. També ha de ser concisa; per tant, s’han d’evitar les paraules retòriques (sense contingut) i les frases ampul·loses. Per referir-se a temps passats es fa servir, preferentment, el passat perifràstic (es va considerar; va sol·licitar), i per a les descripcions actuals, el present d’indicatiu (porta a terme; demanen).
Quant al tractament personal, s’utilitza:
- Per a qui emet el text, la tercera persona del singular: La Comissió Informativa de Promoció Econòmica i Noves Tecnologies proposa al Ple que adopti l’acord següent; El diputat delegat d’Acció Social i Cooperació al Desenvolupament proposa a la Junta de Govern que adopti l’acord següent.
- Tot i que el destinatari és l’òrgan col·legiat al qual s’eleva la proposta perquè adopti un acord, el document no s’hi adreça mitjançant cap tractament personal.
En la proposta de resolució, hi han de constar els apartats següents: identificació de l’expedient, antecedents, nucli, datació, signatura i, opcionalment, informació addicional (en què es proporciona informació referent a la interposició de recursos).
Identificació de l’expedient
En primer lloc, ha de constar el nom de l’òrgan al qual s’eleva la proposta (A LA JUNTA DE GOVERN / AL PLE), centrat entre els marges, amb majúscules i en negreta. A sota, alineada a l’esquerra, hi va la referència completa de la proposta, d’acord amb les normes de la Secretaria General. Per exemple: JG781/000042/2010-CICM. Proposta d’aprovació del conveni de col·laboració amb l’Ajuntament de [...] per a l’execució de les obres del casal d’avis municipal, en què la referència prèvia a la denominació de la proposta vol dir «Junta de Govern; núm. de sessió 781; núm. d’expedient 000042/2010; proposta de la Comissió Informativa de Cooperació Municipal».
Antecedents
Sota l’epígraf «Antecedents», en negreta i alineat a l’esquerra, s’hi exposen els fets o la relació d’antecedents que es fan constar per justificar la proposta, estructurats en paràgrafs independents, que es poden numerar o bé introduir amb les formes Atès i Vist (amb els femenins i els plurals respectius). Amb tot, sovint aquestes formes precedeixen un seguit d’oracions subordinades a una de principal, la qual cosa condiciona excessivament la redacció del text i en dificulta la comprensió.
Convé exposar els fets o presentar els antecedents de manera ordenada, ja sigui cronològicament, per grau d’importància, o seguint qualsevol altre criteri que es consideri oportú.
Quan és procedent, es pot fer referència en aquest apartat als fonaments de dret i a les consideracions jurídiques o tècniques que es desprenen de l’aplicació dels fonaments als fets. També es poden exposar separadament, a sota del títol «Fonaments de dret», «Consideracions jurídiques» o «Consideracions tècniques», segons de què tracti la proposta d’acord.
Nucli
El nucli del document s’introdueix amb el text D’acord amb [normativa aplicable] i amb [s’esmenten els informes preceptius en el cas que no s’hagi fet en els antecedents], el/la [autoritat o comissió informativa que fa la proposta] proposa a [òrgan que ha de prendre l’acord] que adopti l’acord següent:
A continuació es redacten les propostes, si n’hi ha més d’una, en paràgrafs numerats i de manera clara i concisa. Cada paràgraf s’encapçala amb un verb en infinitiu (Aprovar; Facultar...). Si només hi ha un punt resolutori, no s’ha de numerar ni encapçalar amb el mot Únic.
En el cas que s’hagi d’assabentar el Ple de l’acord que pren la Junta de Govern, s’hi afegeix un punt més: Sotmetre aquest acord a la ratificació del Ple en la propera sessió.
Datació
Abans de la signatura escrivim la datació, que es compon de municipi i data.
El municipi ha de dur l’article quan en té, va seguit d’una coma i no ha d’anar precedit de la preposició a:
- A les Preses, 25 de maig de 2010
- Les Preses, 25 de maig de 2010
La data tampoc no va precedida de la preposició a. El dia s’escriu en xifres, el mes amb minúscula i l’any sencer en xifres. Davant de l’any, podem fer servir la preposició de o bé la contracció del.
L’abreviació de la data amb punts, guionets o barres inclinades, indicant el mes en xifres, no es considera adequada en la datació d’un document de to formal com és la proposta de resolució.
- Girona, a 25 de maig de 2010
- Girona, 25-5-2010
- Girona, 25 de maig de 2010
- Girona, 25 de maig del 2010
Signatura
En aquest apartat es poden donar diferents supòsits, si bé hi han de constar els elements següents:
- El càrrec, amb minúscula i precedit de l’article determinat El/La (sense punt final)
- La rúbrica
- El nom i els cognoms (sense punt final)
a) Si es tracta de dictàmens que s’eleven al Ple sobre matèries en relació amb les quals no hi ha atribuïda cap delegació específica a favor d’un diputat, el document ha de dur les signatures següents: la del cap del centre gestor, alineada a l’esquerra, i la del president de la comissió informativa de l’àrea, al mateix nivell i al marge dret. Aquesta última va precedida de la fórmula Eleveu-ho al Ple.
b) Si es tracta de propostes que s’eleven a la Junta de Govern sobre matèries en relació amb les quals no hi ha atribuïda cap delegació específica a favor d’un diputat, el document ha de dur les signatures següents: la del cap del centre gestor, alineada a l’esquerra, i la del president de la comissió informativa de l’àrea, al mateix nivell i al marge dret. Aquesta última va precedida de la fórmula Eleveu-ho a la Junta de Govern.
c) Si es tracta de dictàmens que s’eleven al Ple sobre matèries en relació amb les quals hi ha atribuïda una delegació específica a favor d’un diputat, el document ha de dur les signatures següents: la del cap del centre gestor, alineada a l’esquerra; la del diputat amb delegació específica, al mateix nivell i al marge dret, i, sota la del cap del centre gestor i alineada a l’esquerra, la del president de la comissió informativa de l’àrea. Aquesta última va precedida de la fórmula Eleveu-ho al Ple.
d) Si es tracta de propostes que s’eleven a la Junta de Govern sobre matèries en relació amb les quals hi ha atribuïda una delegació específica a favor d’un diputat, el document ha de dur les signatures següents: la del cap del centre gestor, alineada a l’esquerra; la del diputat amb delegació específica, al mateix nivell i al marge dret, i sota la del cap del centre gestor i alineada a l’esquerra, la del president de la comissió informativa de l’àrea. Aquesta última va precedida de la fórmula Eleveu-ho a la Junta de Govern.
A la proposta de resolució es poden incorporar altres signatures per indicació de la Secretaria General.
Informació addicional
Per introduir el peu de recurs en la notificació de l’acord, es fa servir l’epígraf «Interposició de recursos». A sota, en cos de lletra 10 (vegeu 1.1.1, «El cos de la lletra»), s’escriu el text que escaigui per a cada cas.