8. Els documents administratius
La citació és un tipus d’ofici mitjançant el qual l’Administració demana la presència d’una persona a fi d’efectuar un tràmit administratiu.
Quan l’Administració fixa un dia i una hora determinats per comparèixer, la citació és a dia cert (en castellà, citación a comparecencia), mentre que quan estableix un període (un termini i/o una franja horària) perquè la persona interessada s’hi presenti, la citació és a termini (en castellà, emplazamiento).
En la redacció de la citació s’ha de mantenir un to formal i concís, a causa del seu valor de comunicació oficial.
Quant al tractament personal, s’utilitza:
- Per a qui redacta la citació, la primera persona del singular (jo): us cito; us demano, etcètera.
- Per a la persona destinatària, la segona persona del plural (vós): perquè comparegueu; us presenteu, etcètera.
El contingut de la citació s’estructura a partir dels apartats següents: destinació, identificació del document, nucli, datació i signatura.
Les dades de la persona destinatària —el nom, l’adreça i el càrrec, si escau— es consignen al marge superior esquerre, a sota de la capçalera. També es poden ajustar a l’espai corresponent a la finestreta dels sobres que en portin.
Les dades d’identificació del document es fan constar a sota de les dades de la persona destinatària, en cos de lletra 10. Són les següents:
- Abreviació de les inicials de la persona que dicta o redacta la citació (amb majúscules) i de la persona que l’escriu (amb minúscules), separades per una barra: EV/mr (citació redactada per Eugeni Vila i escrita per Marta Romà).
- Número de l’expedient.
- Descripció breu de l’assumpte a què es refereix la citació.
En aquest apartat s’hi fa constar la informació bàsica, i en algun cas alguna informació complementària.
La informació bàsica ha d’incloure la data i l’hora (o el termini i l’horari en el cas de les citacions a termini), el lloc on ha de comparèixer la persona citada i l’objecte de la compareixença.
Com a informació complementària, s’hi pot fer constar: la normativa en virtut de la qual la persona és citada, la documentació que ha d’aportar i les conseqüències en cas de no comparèixer. Si la llista de documentació és extensa, s’hi pot dedicar un apartat específic.
Abans de la signatura escrivim la datació, que es compon de municipi i data.
El municipi ha de dur l’article quan en té, va seguit d’una coma i no ha d’anar precedit de la preposició a:
- A el Far d’Empordà, 25 de maig de 2010
- El Far d’Empordà, 25 de maig de 2010
La data tampoc no va precedida de la preposició a. El dia s’escriu en xifres, el mes amb minúscula i l’any sencer en xifres. Davant de l’any, podem fer servir la preposició de o bé la contracció del.
L’abreviació de la data amb punts, guionets o barres inclinades, indicant el mes en xifres, no es considera adequada en la datació d’un document de to formal com és la citació.
- Girona, a 25 de maig de 2010
- Girona, 25.5.2010
- Girona, 25 de maig de 2010
- Girona, 25 de maig del 2010
A la signatura de la citació, hi han de constar:
- El càrrec, amb minúscules i precedit de l’article determinat El/La (sense punt final)
- La rúbrica
- El nom i els cognoms (sense punt final)