8. Els documents administratius
El conveni és el document amb què s’expressa un acord de voluntats entre una administració pública i una o diverses persones físiques o jurídiques, públiques o privades, i s’estableixen pactes de compliment obligatori per assolir objectius d’interès comú.
Per referir-se al document s’ha de fer servir el nom conveni, i no altres denominacions com ara acord, pacte, contracte o protocol.
En tractar-se d’un acord entre parts amb efectes jurídics, cal mantenir un to formal i estructurar la informació de manera lògica i en blocs homogenis.
En relació amb el tractament personal, hem de tenir en compte que el conveni el subscriuen diverses institucions o entitats, anomenades parts, i que el signen les persones que les representen. Ha de ser validat pel secretari de la corporació, que actua com a fedatari públic i que, com a redactor del document, hi adopta una actitud descriptiva del que les parts fan. Per tant, es fa servir la tercera persona del plural, tant en la fórmula de reconeixement mutu de les parts com al final del document, en la fórmula de compromís: es reconeixen; signen, etcètera.
En el conveni no s’han de fer servir tractaments protocol·laris, llevat que alguna de les parts ho vulgui expressament. Es pot prescindir també dels tractaments de respecte (Sr., Sra.) en la identificació de les parts.
El conveni s’estructura entorn de set apartats: identificació del document, dades dels participants, exposició dels antecedents, pactes, fórmula de compromís, datació i signatura.
Les dades d’identificació del document es fan constar a sota de la capçalera, alineades a l’esquerra, en cos de lletra 10. Són les següents:
- Inicials de la persona que dicta o redacta el conveni (amb majúscules) i de la persona que l’escriu (amb minúscules), separades per una barra: EV/mr (conveni redactat per Eugeni Vila i escrit per Marta Romà).
- Número de l’expedient.
- Títol descriptiu de l’objecte del conveni, que inclogui el nom propi de les entitats participants, amb minúscules i negreta.
Aquest apartat s’inicia amb el títol «Parts», en negreta i alineat a l’esquerra (en el cas que a la signatura compareguin simultàniament les parts, l’apartat es pot iniciar amb el títol «Reunits»). A continuació, s’identifiquen en paràgrafs separats les dues parts que subscriuen el conveni (en primer lloc la Diputació de Girona), de la manera següent:
- El nom i els cognoms de la persona representant, o, si es dona el cas, de qui la substitueix.
- La referència a la condició amb què actua (en representació pròpia o d’una altra persona o entitat) i la norma o document que li atorga la capacitat legal necessària per actuar. Quan es tracta d’una persona jurídica, se n’ha d’especificar el NIF i el domicili social.
Tot i que no és necessari, es pot introduir la identificació de les parts amb la fórmula D’una part, [...], i de l’altra, [...]; o bé D’una banda, [...], i de l’altra, [...].
A les dades de la persona que representa la Diputació, els segueixen les del secretari, precedides de la fórmula assistit de [nom i cognoms], secretari d’aquesta corporació.
Aquest apartat s’inicia amb el títol «Antecedents» (amb els mateixos criteris tipogràfics i de disposició que l’anterior). A continuació, es formulen els preliminars del conveni, l’objecte i la motivació dels participants, etc., en paràgrafs numerats. Els paràgrafs no s’introdueixen amb la conjunció que, ja que no s’ha fet servir el títol «Manifesten» o «Fan constar».
Després de l’exposició dels antecedents, s’escriu la fórmula de reconeixement següent: Les parts es reconeixen mútuament la capacitat legal necessària per formalitzar aquest conveni, d’acord amb els següents [...].
En aquest apartat, que és el nucli del document, és on es fixen els acords que estableixen les parts.
S’introdueix amb l’epígraf «Pactes» o «Clàusules», seguint els mateixos criteris d’alineació i tipografia que els títols anteriors, i es distribueixen els pactes en paràgrafs numerats. Si convé, es poden titular.
En la fórmula final és on s’expressa la conformitat o el compromís de les parts. Generalment es fan servir fórmules prefixades: Com a prova de conformitat amb el contingut d’aquest conveni, el signen per duplicat; Com a mostra de conformitat, signen aquest conveni en dos exemplars; En prova de conformitat amb el contingut d’aquest conveni, el signen en quatre exemplars. El lloc i la data no s’hi han de fer constar, perquè apareixen tot seguit, a la datació.
Pel que fa a la datació, hi ha dues possibilitats:
- Que les parts compareguin conjuntament a la signatura del conveni:
- En aquest supòsit, la datació es compon de municipi i data. El municipi ha de dur l’article quan en té, va seguit d’una coma i no ha d’anar precedit de la preposició a:
- A la Vall de Bianya, 25 de maig de 2010
- La Vall de Bianya, 25 de maig de 2010
- La data tampoc no va precedida de la preposició a. El dia s’escriu en xifres, el mes amb minúscula i l’any sencer en xifres. Davant de l’any, podem fer servir la preposició de o bé la contracció del.
- L’abreviació de la data amb punts, guionets o barres inclinades, indicant el mes en xifres, no es considera adequada en la datació d’un document de to formal com és el conveni.
- Girona, a 25 de maig de 2010
- Girona, 25-5-2010
- Girona, 25 de maig de 2010
- Girona, 25 de maig del 2010
- Que les parts signin en dates i en poblacions diferents:
- Quan les parts no signen conjuntament ni al mateix lloc, es fa constar el municipi on cadascuna de les parts signa el conveni, i a continuació, les diferents dates de signatura, seguint els mateixos criteris expressats anteriorment.
En la signatura del conveni no cal que aparegui el nom i els cognoms de les persones que signen, perquè ja s’han identificat a l’inici del document. Tampoc no han de signar segons el càrrec que exerceixen a l’entitat, sinó com a representants d’aquesta entitat. Per això, la identificació es fa per mitjà de l’expressió Per + nom de l’entitat, abans de la rúbrica.
Les signatures s’han de distribuir per parelles, d’esquerra a dreta i de dalt a baix, seguint, en tot cas, l’ordre que estableixi el protocol corporatiu.
Com que el conveni sol ocupar més d’una pàgina, s’acostuma a rubricar també en el marge de cadascuna de les pàgines per evitar que es modifiquin o que se n’afegeixin.