8. Els documents administratius
L’informe és un document per mitjà del qual s’analitza i es fonamenta, des d’un punt de vista tècnic o jurídic, qualsevol acte o resolució de l’Administració. Presenta una exposició de caràcter informatiu sobre la situació d’un afer o sobre els elements necessaris perquè es resolgui.
Els informes poden ser, d’una banda, preceptius (imprescindibles) o facultatius (voluntaris), i, de l’altra, vinculants (de seguiment obligatori) o no vinculants que són els més habituals.
Pel que fa al contingut, els informes administratius es poden classificar en informes tècnics i jurídics, propostes de resolució i informes proposta.
- Els informes tècnics i jurídics són documents en què es presenten de forma objectiva les dades rellevants relatives a un expedient, a sol·licitud de l’òrgan que l’instrueix. S’anomenen dictàmens quan contenen una valoració o una opinió d’un facultatiu o una comissió tècnica amb funcions d’assessorament o de consulta.
- La proposta de resolució o proposta d’acord és un informe tècnic o jurídic que, a més, incorpora, en la part dispositiva, una proposta que serveix de base per a la redacció de la resolució (vegeu 8.12, «La proposta de resolució»).
- La proposta de resolució sobre la qual no ha dictaminat cap comissió informativa i que no ha estat inclosa en l’ordre del dia del Ple s’anomena moció. La moció només es pot presentar a la sessió ordinària del Ple per motius d’urgència.
- L’informe proposta és un document en què la persona responsable d’una unitat proposa que es dugui a terme una actuació determinada (contractació, pagament de dietes,etc.) i en justifica la conveniència o necessitat.
L’informe es caracteritza per la variabilitat del seu contingut i, per tant, també per la variabilitat de l’ordenació de la informació que conté. Així i tot, convé respectar els aspectes següents:
- L’ordre i la claredat en l’exposició dels fets o antecedents que motiven l’informe, dels fonaments de dret i de les conclusions. Convé redactar cada fet, fonament de dret o conclusió en un paràgraf diferent.
- La concisió en la redacció del text. Per això, cal seleccionar la informació rellevant i expressar-la de manera concisa; no s’hi han d’incorporar dades o informació sobre actuacions anteriors que ja consten a l’expedient, ni s’han d’utilitzar formulismes innecessaris.
- El to, que ha de ser neutre i com menys personalitzat millor.
Quant al tractament personal:
- Per a qui emet el text, s’utilitza la primera persona del singular (jo): proposo; emeto aquest informe. Si es tracta d’un òrgan col·legiat, la primera persona del plural (nosaltres) (proposem; emetem aquest informe) o la tercera persona del singular (ell o ella) (la Mesa de Contractació proposa).
- En aquest document no es fa cap referència a la persona destinatària.
L’estructura de l’informe varia segons la informació que conté.
Per una banda, l’informe tècnic, jurídic o proposta de resolució s’articula entorn dels apartats següents: identificació del document, nucli, conclusions o propostes, datació, signatura i, si cal, informacions addicionals.
Per altra banda, l’informe proposta s’articula de la mateixa manera que l’informe tècnic, jurídic o proposta de resolució, però no cal que adopti una estructura tan definida. Només cal descriure-hi els fets o arguments que es considerin pertinents i presentar-los en paràgrafs separats i numerats, que aniran seguits de la proposta concreta iniciada amb l’epígraf «Proposo».
A l’informe proposta, la identificació del document, la datació, la signatura i les informacions addicionals segueixen els mateixos criteris que a l’informe tècnic, jurídic o proposta de resolució.
Les dades d’identificació del document es fan constar al marge superior esquerre, a sota de la capçalera, en cos de lletra 10. Són les següents:
- Inicials del nom i primer cognom de la persona que dicta o redacta l’informe (amb majúscules) i de la persona que l’escriu (amb minúscules), separades per una barra: EV/mr (informe redactat per Eugeni Vila i escrit per Marta Romà).
- Número i títol concís de l’expedient.
- Indicació del tipus d’informe.
- Indicació de l’òrgan que l’ha sol·licitat o del destinatari.
En el nucli de l’informe tècnic, jurídic o proposta de resolució, s’hi han de concretar, en paràgrafs independents (si cal, numerats), els antecedents i els fets, i tot seguit, si escau, els fonaments de dret aplicables als fets, com també les consideracions jurídiques que es desprenen de l’aplicació dels fonaments als fets.
Pel que fa a l’informe proposta, no cal que adopti una estructura tan definida; només cal descriure-hi els fets o arguments que es considerin pertinents i presentar-los en paràgrafs separats i numerats.
En aquest apartat, s’hi han d’especificar, en els informes tècnics i jurídics, les conclusions amb les argumentacions pertinents o bé, en el cas de l’informe proposta de resolució i de l’informe proposta, la proposta que es desprèn del que s’ha dit amb anterioritat.
En el cas dels informes tècnics i jurídics, encapçalem aquest apartat amb l’epígraf «Conclusions»; en l’informe proposta de resolució, «Proposta», i en l’informe proposta, «Proposo».
En els informes, abans de la signatura escrivim la datació, que es compon de municipi i data.
El municipi ha de dur l’article quan en té, va seguit d’una coma i no ha d’anar precedit de la preposició a.
- A el Port de la Selva, 25 de maig de 2010
- El Port de la Selva, 25 de maig de 2010
La data tampoc no va precedida de la preposició a. El dia s’escriu en xifres, el mes amb minúscula i l’any sencer en xifres. Davant de l’any, podem fer servir la preposició de o bé la contracció del.
L’abreviació de la data amb punts, guionets o barres inclinades, indicant el mes en xifres, no es considera adequada en la datació d’un document de to formal com és l’informe.
- Girona, a 25 de maig de 2010
- Girona, 25/5/2010
- Girona, 25 de maig de 2010
- Girona, 25 de maig del 2010
A la signatura de l’informe, hi han de constar:
- El càrrec, amb minúscules i precedit de l’article determinat El/La (sense punt final)
- La rúbrica
- El nom i els cognoms (sense punt final)
El càrrec no va precedit del tractament.
- El Sr. cap del Servei Jurídic
- El cap del Servei Jurídic
De manera opcional s’hi pot fer constar un vistiplau, desplaçat a la dreta de la signatura de qui emet l’informe. S’escriu la locució Vist i plau, que és sinònima de Verificat i conformat, i que introdueix la signatura del càrrec que hi dona l’aprovació.
En aquest apartat, de caràcter optatiu, s’hi poden fer constar els documents que s’hagin d’adjuntar a l’informe, encapçalats per l’epígraf «Annexos», i que caldrà numerar segons l’ordre en què apareixen en el text de l’informe.