8. Els documents administratius
L’acta de sessió és el document mitjançant el qual el secretari d’un òrgan col·legiat deixa constància dels aspectes relatius al desenvolupament d’una sessió de l’òrgan convocada formalment.
També hi ha un altre tipus d’actes que formen part d’un tràmit previst dins d’un expedient, com ara les actes d’expropiació forçosa, les d’obertura de pliques, les de valoració d’ofertes, les de recepció d’obres, etc. En aquest recull no tractarem aquests documents, atès que segueixen les mateixes pautes que l’acta de sessió.
El desenvolupament de la reunió es pot descriure de manera detallada o simplificada. Tant si es fa d’una manera com d’una altra, s’han de tenir en compte els criteris següents:
- La redacció ha de ser sintètica i ha de contenir la informació essencial.
- S’han de seleccionar els continguts i estructurar-los adequadament en paràgrafs numerats.
Quant al tractament personal, s’utilitza:
- Per a qui emet el text, això és, el secretari de l’òrgan col·legiat, la tercera persona del singular (el secretari informa de [...]), excepte en la fórmula final, en què fa servir la primera persona del singular (com a secretari, estenc aquesta acta). Quan el secretari constata la intervenció d’altres membres, ho fa en tercera persona del singular o del plural, segons escaigui (el cap de l’oposició proposa [...]; els diputats de les esmentades àrees manifesten [...]).
- A l’acta no es fa cap referència a la persona destinatària; per tant, no s’ha de fer servir mai la segona persona.
És incorrecte l’ús de formes impersonals (s’acorda [...]; es constitueixen les comissions de seguiment [...]) en oracions passives en què expressem el subjecte de l’acció.
- S’aprova l’acta pels assistents sense cap esmena.
En aquests casos podem optar per mantenir l’oració passiva amb la forma impersonal però sense expressar el subjecte de l’acció, o bé per passar a activa l’oració i, per tant, no emprar la forma impersonal.
- S’aprova l’acta sense cap esmena.
- Els assistents aproven l’acta sense cap esmena.
Pel que fa al temps verbal, s’ha de fer servir el present d’indicatiu, encara que l’acta es redacti després de la reunió a partir de les notes preses. Si ens hem de referir a temps passats, s’aconsella fer servir el passat perifràstic (va tenir lloc) en lloc del simple (tingué lloc).
En l’acta no s’han de fer servir tractaments protocol·laris, sinó que emprarem el tractament de respecte (senyor/senyora) davant del nom i cognom (o cognoms) de la persona (també ens hi podem referir només per mitjà del primer cognom).
- L’l·lm. Sr. Miquel Preses manifesta [...].
- El senyor Miquel Preses manifesta [...].
- La senyora Isabel Poc Plana manifesta que [...].
- La senyora Poc manifesta que [...].
També podem prescindir del tractament de respecte. En aquest cas, el nom no ha d’anar precedit de l’article.
- En Miquel Guimerà manifesta que [...].
- Miquel Guimerà manifesta que [...].
- La Isabel Poc manifesta que [...].
- Isabel Poc manifesta que [...].
Les dades de l’acta de sessió estan disposades en els apartats següents: identificació del document, identificació de la sessió, assistència, ordre del dia, desenvolupament de la sessió i acords, assumptes pendents, fórmula final, signatura i informació addicional.
Tant l’apartat d’assumptes pendents com el d’informació addicional no són obligatoris; només es fan constar si es consideren necessaris.
Identificació del document
En primer lloc, es fa constar el títol del document, que ha d’identificar el nom de l’òrgan que es reuneix, en negreta, amb majúscula només a la inicial absoluta i als noms propis que hi pugui haver, i alineat a l’esquerra (Acta de sessió de la Junta de Govern [...]).
Identificació de la sessió
Aquest apartat s’encapçala amb el títol «Identificació de la sessió», en negreta, amb majúscula només a la inicial absoluta i alineat a l’esquerra. A continuació, es fan constar les dades següents:
- Número de la sessió
- Caràcter ordinari o extraordinari de la sessió (també es pot tractar de la sessió constitutiva d’un òrgan)
- Data de la reunió (aquesta dada no s’ha de repetir al final del document)
- Hora d’inici i hora d’acabament
- Lloc de la reunió
Assistència
Aquest apartat identifica tant les persones assistents a la reunió com les absents, si n’hi ha.
A sota del títol «Assistents», escrit d’acord amb els mateixos criteris que la resta de títols, es fa constar el nom i cognoms de les persones que han assistit a la reunió, sense tractament protocol·lari ni de respecte, així com el càrrec pel qual han estat convocades i si actuen en substitució d’algú altre o si hi assisteixen com a representants d’alguna entitat. En primer lloc hi ha d’aparèixer el president i, en l’últim, el secretari.
A sota de l’epígraf «Absents», es fa constar el nom i cognoms de les persones que havien estat convocades i no hi han assistit. En els casos en què s’hagi justificat l’absència, s’ha d’especificar entre parèntesis, darrere el nom, amb la fórmula s’ha excusat d’assistir-hi.
Ordre del dia
Aquest apartat, titulat «Ordre del dia», reprodueix, numerats, tots els punts previstos en la convocatòria de la sessió que s’ha fet arribar prèviament als participants.
Les sessions ordinàries s’inicien amb el punt Lectura i aprovació de l’acta de la reunió anterior i acaben amb Precs i preguntes. A les sessions extraordinàries, no hi consten aquests dos punts.
En el punt sobre la lectura i aprovació de l’acta anterior no s’hi han d’afegir expressions com si escau o si pertoca. Es considera que aquesta informació és supèrflua, perquè és evident que, si no escau, l’acta no s’aprovarà.
Desenvolupament de la sessió i acords
En aquest apartat se sintetitzen les intervencions més destacades de la sessió, quan sigui necessari recollir-les, i es deixa constància de la presentació de documentació, si n’hi ha. Quan no cal fer constar les intervencions, s’omet l’apartat de «Desenvolupament de la sessió» i només es fan constar els acords que s’han pres.
La redacció s’ha de fer en present d’indicatiu i en tercera persona del singular. El president o el secretari sempre s’esmenten com a tals, independentment del seu càrrec habitual (El president obre la sessió i el secretari llegeix l’esborrany de l’acta de la reunió anterior [...]).
En actes llargues convé repetir l’enunciat de cada punt de l’ordre del dia en el desenvolupament de la sessió.
Al final de cada punt de l’ordre del dia es deixa constància de l’acord que es pren. Quan un punt de l’ordre del dia no derivi en un acord, la numeració no serà correlativa.
Quan els acords s’adopten per votació, s’ha especificar el caràcter de la votació (ordinària, nominal o secreta) i el resultat (vots a favor, vots en contra i abstencions). Però quan la votació és ordinària i l’acord s’ha adoptat per unanimitat no se solen indicar aquests detalls.
Assumptes pendents
Quan hagin quedat temes sense tractar, perquè així ho hagin acordat els membres de la reunió, per manca d’informació o de temps, aquests s’han d’enumerar sota l’epígraf «Assumptes pendents».
Fórmula final
L’expressió utilitzada per acabar l’acta té una estructura fixa: El president aixeca la sessió, de la qual, com a secretari, estenc aquesta acta.
Signatura
L’acta es fa oficial mitjançant la signatura del secretari i el vistiplau del president. Generalment, la resta d’assistents no la signen, excepte quan es considera convenient o la normativa de l’òrgan col·legiat ho exigeix. Si es dona el cas, s’aconsella que signin al marge dret per tal que, en cas d’enquadernar el llibre d’actes, les signatures no quedin ocultes.
La signatura de l’acta ha d’incloure:
- A l’esquerra, El secretari i, a sota de la identificació funcional, la rúbrica.
- A la dreta, El president, precedit de l’expressió Vist i plau i, a sota de la identificació funcional, la rúbrica.
Generalment, en el primer punt de l’ordre del dia el secretari llegeix l’esborrany de l’acta de la sessió anterior, perquè les persones assistents hi donin la conformitat, però també es pot donar el cas que l’acta de la sessió anterior s’hagi tramès a les persones convocades a la reunió juntament amb la convocatòria. En aquest cas, el punt esdevé simplement Aprovació de l’acta de la sessió anterior.
Informació addicional
Sota l’epígraf «Annexos», s’enumeren els documents que s’han presentat en la sessió, que han de mantenir el número de referència amb què s’han presentat (annex 1, annex 2, etcètera).