1. Presentació de textos i orientacions d'estil

A la Diputació de Girona s’apliquen els criteris internacionals de normalització a la mida dels fulls (vegeu el Manual d’identitat visual). El més freqüent és el full estandarditzat DIN A4 (210 x 297 mm, d’acord amb la norma ISO 216), que s’utilitza en tota la documentació administrativa. En la documentació protocol·lària, es fan servir altres mides (el saluda, la targeta gran o la invitació, per exemple, s’escriuen en fulls de dimensió menor).

En aquest capítol s’analitza només la pàgina DIN A4, i s’hi fixen els elements comuns que cal aplicar-hi sistemàticament, independentment de la singularitat de cada document.

El logotip és un element invariable que el redactor no pot modificar. Amb tot, el Manual d’identitat visual preveu diferents possibilitats per situar-lo. Generalment, el logotip incorpora el nom i l’adreça de la unitat orgànica que emet el document, com també el de l’àrea a què pertany, el telèfon, el fax i l’adreça web.

Els marges del full DIN A4 s’han de configurar de la manera següent:

• marge superior: variable, segons si es tracta de la primera pàgina o d’una pàgina intermèdia, si hi va bloc d’adreça, etc. (vegeu els esquemes 1 i 2 de l'apartat 8.1, «Criteris generals»)
• marge inferior: 2,5 cm
• marge esquerre: 3,6 cm
• marge dret: 2,5 cm

En alguns documents, com ara les actes de sessió, s’han d’afegir 2 cm més al marge esquerre, si tenim en compte l’espai que serà ocupat per l’enquadernació.

El paràgraf és, a banda del seu contingut temàtic, un element visual molt important en la presentació dels textos.

En alguns documents extensos que emet l’Administració, com ara els convenis o els contractes, estructurem el text per mitjà d’epígrafs o títols, que escrivim en negreta i que serveixen per diferenciar els fragments o parts del text; però en molts altres documents, menys extensos, els paràgrafs són l’únic element de disposició visual de la informació.

Per aquest motiu, en els documents en què el paràgraf és l’únic element d’estructuració de la pàgina, cal tenir en compte les recomanacions següents:

• En general, en una pàgina DIN A4, cal limitar el nombre de paràgrafs entre 3 i 8, sense tenir en compte la salutació i el comiat, si n’hi ha.
• És convenient fragmentar els paràgrafs massa llargs.
• S’ha d’evitar de compondre un seguit de paràgrafs excessivament curts.

D’altra banda, els textos que emeti la Diputació de Girona s’han de justificar tant a la dreta com a l’esquerra, i no s’ha de fer servir la partició de paraules a final de línia.

• En els documents protocol·laris en què s’utilitza l’alineació centrada del text tampoc no s’han de partir les paraules a final de línia.

Els paràgrafs se separen amb una línia en blanc, i s’ha de prescindir del sagnat a l’esquerra, a excepció de les publicacions amb tractament editorial, en què generalment se sagna la primera línia de cada nou paràgraf sense deixar línies en blanc.

Només en les citacions textuals de normes jurídiques que s’insereixin en altres textos s’hi ha d’afegir un sagnat a la dreta i a l’esquerra de 2 centímetres respecte als marges preestablerts. Aquest recurs, sumat a la reducció del cos de la lletra, permet distingir amb claredat la citació de la resta del text.

En els textos escrits en full DIN A4 s’aconsella fer servir l’interlineat senzill.

Els documents de més de tres pàgines s’han de numerar amb xifres aràbigues, del mateix tipus de font que la resta del text, en cos de lletra 10. La numeració s’ha de centrar al peu de la pàgina.