En el capítol sobre documentació administrativa ja hem parlat de la carta com a comunicació de caràcter interpersonal no prevista en la tramitació del procediment administratiu. La carta protocol·lària és un document reservat, generalment, per a les comunicacions entre els càrrecs (president, diputats, alcaldes, etc.) i entre aquests i persones alienes a l’Administració.
Hi ha diferents motius que justifiquen la redacció d’una carta protocol·lària: felicitar algú per un nomenament, agrair els serveis prestats després d’un cessament, expressar el condol per una defunció, excusar l’absència a un acte o, al contrari, acceptar una invitació, mostrar agraïment, etcètera.
Les cartes protocol·làries poden ser genèriques o personalitzades, segons com s’identifiqui l’emissor.
Cal adequar la llengua al grau de formalitat de la situació comunicativa. Amb tot, és recomanable no fer servir un llenguatge extrem; això és, ni molt formal ni massa col·loquial.
Quant al tractament personal:
Per a qui emet el text, en general s’utilitza la primera persona del singular (jo): us felicito; rebeu el meu agraïment. La primera persona del plural (nosaltres) (us volem fer arribar la nostra felicitació; us agraïm) és adequada quan es vol accentuar el caràcter institucional per sobre del personal, o bé el valor col·lectiu de l’organisme.
Per a la persona destinatària, són possibles tractaments personals diversos, però atès que la carta protocol·lària generalment té un cert grau de formalitat, preferentment farem servir la segona persona del plural (vós): us agraeixo; us fem arribar el nostre condol. Opcionalment, podem fer servir la tercera persona del singular (vostè) (la felicito; li expresso la meva condolença), que resulta més distant amb l’interlocutor. Però segons la situació comunicativa, si hi ha una relació d’amistat, també podem recórrer al tractament més proper de tu, per exemple, en una felicitació per un premi esportiu, un aniversari, etcètera.
Hi ha dos tipus de cartes protocol·làries: les genèriques i les personalitzades.
Pel que fa a les genèriques, segueixen el model de la carta administrativa, en què el paper ja incorpora algunes dades preimpreses que identifiquen l’organisme emissor: la Diputació de Girona, l’ajuntament, etc. (vegeu 8.8, «La carta»). En canvi, les personalitzades porten l’emissor personalitzat a la capçalera.
Les cartes protocol·làries genèriques i les personalitzades consten dels mateixos elements, però es diferencien per la posició que ocupa l’apartat de la datació.
Les cartes protocol·làries genèriques segueixen l’estructura següent: capçalera, destinació, salutació, nucli, comiat, signatura i datació.
En la carta protocol·lària personalitzada els apartats segueixen l’ordre següent: capçalera, destinació, datació, salutació, nucli, comiat i signatura.
Les cartes protocol·làries, a diferència de les administratives, no duen cap dada d’identificació del document, ni tan sols una referència a l’assumpte a què es refereixen.
En les cartes protocol·làries genèriques, l’emissor és un organisme o una institució: la Diputació de Girona, l’ajuntament, etc. En canvi, en les cartes protocol·làries personalitzades l’emissor és una persona: el president, l’alcalde, el vicepresident, etc.
Les dades de la persona destinatària —el nom, l’adreça i el càrrec, si escau—, es consignen al marge superior esquerre. També es poden ajustar a l’espai corresponent a la finestra dels sobres que en portin.
S’hi ha de fer constar la informació següent:
Nom i cognoms, precedits del tractament general senyor/senyora, o, si escau, del tractament protocol·lari
Adreça completa, codi postal i població
La fórmula de salutació s’ha d’ajustar al to relacional del conjunt del document. El tractament més general de salutació és el de senyor/senyora, que és alhora respectuós i atent. Segons el grau de confiança, es pot optar per una de les fórmules següents, ordenades de més a menys confiança, i adaptant el gènere i el nombre al del destinatari:
Benvolgut [nom propi]
Benvolguda [nom propi]
Benvolgut/uda amic/iga
Benvolgut/uda company/a
Benvolgut/uda
Benvolgut/uda senyor/a
Senyor/a
Distingit/ida senyor/a
Tot i que és més general l’ús de la coma, la fórmula de salutació igualment pot anar seguida de dos punts.
La part central del document és la que té una redacció menys fixada. Com a norma general, s’ha de recórrer a una ordenació adequada dels continguts en paràgrafs i a una puntuació que faciliti la lectura i la comprensió del text. També és important triar la fraseologia adequada al motiu de la carta.
Abans d’iniciar la redacció, hem de tenir en compte el grau de formalitat que emprem, d’acord amb el que ja hem definit a les fórmules de salutació i comiat, el qual pot oscil·lar entre un nivell formal, respectuós i neutre, i un nivell menys formal i cordial.
Després del darrer paràgraf del nucli s’introdueix la fórmula de comiat, que també s’ha d’ajustar al to general de la carta. Cal evitar l’aparició d’una fórmula de salutació afectuosa (Benvolguda Marta) i d’una fórmula de comiat freda (Ben atentament) o viceversa. A continuació, es relacionen les fórmules de comiat i de salutació, d’acord amb el registre que correspongui.
Benvolgut [nom propi ]
Cordialment / Ben cordialment / Una salutació cordial / Molt cordialment
Benvolguda [nom propi ]
Benvolgut/uda amic/iga
Benvolgut/uda company/a
Benvolgut/uda
Benvolgut/uda senyor/a
Senyor/a
Atentament
Distingit/ida senyor/a
Ben atentament / Molt atentament / Amb les salutacions més distingides
En les cartes protocol·làries, el comiat sovint forma part del darrer paràgraf: Resto a la vostra disposició per a qualsevol aclariment i aprofito per saludar-vos ben atentament.
La fórmula de comiat va seguida d’una coma quan no inclou cap forma verbal (Ben afectuosament,) i seguida d’un punt quan n’inclou una (Us saludo ben afectuosament.).
Les expressions de salutació i de comiat que s’ofereixen més amunt són només alguns exemples, i no pretenen limitar tot el ventall de fórmules possibles. Se’n poden fer servir d’altres si es considera convenient, sempre que, és clar, siguin adequades des de tots els punts de vista.
L’ordre dels elements de la signatura en la carta protocol·lària genèrica és el mateix que en la carta administrativa:
La rúbrica
El nom i els cognoms
El càrrec —que no va precedit de cap tractament protocol·lari—, amb majúscula només a la inicial absoluta i als noms propis que hi pugui haver, sense l’article determinat i sense punt final
A la signatura de la carta personalitzada només hi ha de constar la rúbrica, perquè l’emissor ja s’identifica a la capçalera. En el cas que a la capçalera només s’identifiqui el càrrec, a sota de la rúbrica s’hi ha de fer constar el nom.
A la carta protocol·lària genèrica, de la mateixa manera que a la carta administrativa, escrivim la datació (municipi i data) al final del document. En canvi, en la carta personalitzada, la data se situa alineada a la dreta, entre les dades de la persona destinatària i la salutació.
El municipi ha de dur l’article quan en té, va seguit d’una coma i no ha d’anar precedit de la preposició a:
A la Bisbal d’Empordà, 25 de maig de 2010
La Bisbal d’Empordà, 25 de maig de 2010
La data tampoc no va precedida de la preposició a. El dia s’escriu en xifres, el mes amb minúscula i l’any sencer en xifres. Davant de l’any, podem fer servir la preposició de o bé la contracció del.
L’abreviació de la data amb punts, guionets o barres inclinades, indicant el mes en xifres, no es considera adequada, excepte en la datació de cartes de to molt informal.
Girona, a 25 de maig de 2010
Girona, 25/5/2010
Girona, 25 de maig de 2010
Girona, 25 de maig del 2010
A continuació oferim fraseologia i alguns exemples dels diferents usos protocol·laris de la carta.
Podem redactar una carta de felicitació per diferents motius, com ara el nomenament per a un càrrec, l’èxit en l’organització d’un esdeveniment, la consecució d’un triomf esportiu, la concessió d’un premi, un naixement, un aniversari, etc. Les següents fórmules d’introducció, de conclusió i comiat hi poden resultar útils:
Us fem arribar l’enhorabona per [...].
Us fem arribar la nostra felicitació més cordial per [...].
Em complau felicitar-vos ben sincerament per [...].
Rebeu la nostra sincera felicitació [...].
Amb motiu de [...], us faig arribar la nostra felicitació.
Us felicitem per aquest nomenament i us desitgem molt d’èxit en la vostra feina.
L’enhorabona i la nostra felicitació més cordial per aquest nomenament.
Us desitgem que passeu un bon Nadal i que l’any nou sigui ple de felicitat.
La carta de resposta a una invitació sempre segueix el mateix esquema: primer s’agraeix la invitació i després es confirma l’assistència o s’excusa l’absència. Podem fer servir alguna de les fórmules següents:
Us agraeixo sincerament la vostra invitació [...].
Us agraeixo la invitació que m’heu fet arribar per assistir a [...].
Amb referència a la vostra amable invitació a [...].
Us adreço aquesta carta per agrair-vos la vostra invitació i per informar-vos que assistiré a l’acte de [...].
Lamento haver-vos de comunicar que no podré assistir-hi, perquè les meves responsabilitats m’ho impedeixen.
Sento comunicar-vos que, per problemes d’agenda / per un compromís contret abans de rebre la vostra invitació, em serà impossible d’assistir-hi.
Podem enviar una carta d’agraïment per motius diferents a una invitació. Ens poden ser útils frases com ara:
Us agraeixo molt sincerament la vostra col·laboració en [...].
Us donem les gràcies per [...].
Us agraeixo sincerament la felicitació que m’heu enviat [...].
Us agraïm la deferència que heu tingut de fer-nos arribar la darrera publicació de [...].
Agraeixo per endavant la vostra col·laboració i us saludo ben cordialment.
Tot expressant el nostre agraïment, us saludem atentament.
Fem servir aquesta comunicació per expressar a algú que es comparteix el sentiment d’aflicció per la mort d’algun familiar o d’una persona estimada. Tant per iniciar la carta com per expressar el condol o com a fórmula final, pot resultar útil la fraseologia següent:
He rebut la trista notícia de la pèrdua de [...].
Profundament entristit per la notícia de la mort del vostre [...].
Amb motiu de la mort tan sentida de [...], us acompanyem en el sentiment.
Rebeu el nostre sentiment i el nostre condol en aquests moments tan tristos [...].
Vulgueu rebre el nostre sentiment de condol pel traspàs del nostre col·laborador i amic [...].
Rebeu una cordial salutació en aquests moments tan difícils.
Rebeu el meu condol més sincer, que us demano que feu extensiu a la vostra família.
Us faig arribar el meu condol, amb l’estimació més sincera.
Us acompanyem en el sentiment amb motiu de la mort de [...].
Compteu amb la meva amistat i el meu suport.
Estic a la vostra disposició per a tot el que necessiteu.
