9. Els documents protocol·laris
La invitació és el document mitjançant el qual es convida algú a un acte, com ara una inauguració, una cerimònia, una conferència, un espectacle, la presentació d’un llibre, etc., en un lloc determinat i en una data i una hora fixades.
Generalment, la invitació es tramet de manera massiva a un conjunt de convidats; en aquest cas, no es personalitza fent-hi aparèixer el nom i cognoms de la persona destinatària ni l’adreça, que només han de constar en el sobre o bé en el camp del destinatari (Per a) quan s’envia per correu electrònic.
En el cas (poc freqüent) que es personalitzi la invitació incloent-hi el nom de cada convidat, i que es prevegi que la persona convidada pugui assistir a l’acte acompanyada, s’ha de fer constar amb l’expressió i acompanyant, atès que habitualment se’n desconeix el nom.
Tot i que la carta protocol·lària pot fer la funció d’una invitació, a la Diputació de Girona s’utilitza preferentment la targeta gran.
L’estil de la invitació és formal i protocol·lari, i s’hi fa servir una fraseologia que admet poques variacions.
L’emissor, com veurem més avall, s’identifica només pel càrrec que exerceix (sense tractament protocol·lari); però en el cas que la invitació estigui personalitzada mitjançant el nom i els cognoms de la persona convidada, o també quan esmentem l’assistència de terceres persones, podem fer servir el tractament de respecte o el tractament protocol·lari que correspongui en cada cas.
Quant al tractament personal, es fa servir:
- Per a qui emet el text, la tercera persona del singular o del plural: us convida; es complauen.
- Per a la persona destinatària, la segona persona del plural (vós): us convida; es complau a convidar-vos, etc. Però si la invitació és personalitzada, s’ha de substituir el pronom de segona persona pel nom i cognoms de la persona convidada: es complau a convidar la senyora [...].
És important que fem servir el mateix tractament personal per a l’emissor i per al receptor al llarg de tot el document. Evitarem, doncs, barrejar formes verbals de segona i de tercera persona (confirmeu/confirmi) i alternar els possessius vostre i seu i els pronoms febles us i li.
En l’apartat d’informació addicional, també s’utilitza la segona persona del plural en la fórmula: confirmeu, si us plau, l’assistència.
Quant al temps verbal, es fa servir preferentment el present d’indicatiu (es complauen; us inviten) i el futur (l’acte serà presidit; hi intervindrà). En el peu també poden aparèixer formes de l’imperatiu (cal que presenteu la invitació per accedir a la sala).
Les invitacions no duen ni salutació ni comiat, ni tampoc signatura —amb excepció de la carta protocol·lària que fa la funció d’invitació (vegeu 9.3, «La carta protocol·lària»).
El Manual d’identitat visual no preveu un disseny específic per a les invitacions. Amb tot, es recomana aplicar-hi un disseny unitari amb les adaptacions que en cada cas calgui, i tenint en compte, d’una banda, el que estableix el manual en relació amb la disposició dels logotips i de la resta d’elements i, d’una altra, els criteris lingüístics i convencionals que aquí proposem.
La invitació està formada pels apartats següents: identificació de l’emissor, nucli, informació addicional (si s’escau) i datació.
Identificació de l’emissor
A la Diputació de Girona es generen diversos tipus d’invitació, per a les quals s’utilitzen dos models diferents depenent dels emissors.
- Quan es tracta d’un emissor únic, com ara el president o un diputat, es fa constar el càrrec (sense el tractament protocol·lari). L’emissor també pot ser la institució: la Diputació de Girona.
- Quan conviden conjuntament dos emissors, l’un de la Diputació i l’altre d’una altra institució, es fa constar primer el càrrec de la Diputació i a sota, separat per la conjunció i, el càrrec de l’altra institució. També hi pot figurar el nom de cada institució, separat per la conjunció i.
Nucli
El cos de la invitació inclou la fórmula en la qual convidar o invitar és el verb principal (es complau a convidar-vos, us conviden, etc.), la identificació de l’acte al qual es convida, la data, l’hora i el lloc on es farà. També s’hi poden fer constar altres dades si es considera convenient: el nom i els cognoms de la persona convidada, en el cas que la invitació sigui personalitzada; la referència a les personalitats que presidiran l’acte, que el presentaran o que hi assistiran; la petició de confirmació de l’assistència, i qualsevol altra informació addicional.
Quan fem esment de personalitats en el nucli de la invitació, podem fem servir el tractament protocol·lari que correspongui en cada cas. Recordem que quan un càrrec no té un tractament concret transmès per la tradició, hi és aplicable el tractament general de cortesia senyor/senyora.
Per redactar el cos de la invitació ens poden resultar útils les fórmules següents:
[...] es complau a convidar-vos a [...], que tindrà lloc a [...].
[...] té l’honor de convidar-vos a [...], que se celebrarà / es farà a [...].
[...] us inviten a [...].
La data, l’hora i el lloc on es farà l’acte se separen amb comes, i l’adreça es pot escriure entre parèntesis per evitar una profusió de comes: que tindrà lloc el dimarts, 9 de desembre, a les 17 h, a l’Auditori Viader de la Casa de Cultura de Girona (plaça de l’Hospital, 6).
A continuació de les dades bàsiques, si cal, escrivim altres dades complementàries, com ara la referència a les personalitats que presidiran l’acte, que el presentaran o que hi assistiran, etc., després d’expressions com ara les següents:
L’acte serà presidit per [...].
La presentació de l’acte serà a càrrec de [...].
Presentarà l’acte [...].
Farà la presentació [...].
[...] al qual assistirà [...].
Hi intervindrà [...].
Hi assistiran [...].
Quan es convida a la inauguració d’una exposició, se sol informar dels dies que estarà oberta al públic i de l’horari:
Aquesta mostra es podrà visitar del 6 al 22 de març, els dissabtes d’11 a 14 h i els diumenges de 12 a 19 h.
L’exposició estarà oberta al públic durant el mes de març, tots els dies de la setmana excepte els dimarts, de les 9 a les 20.30 h.
Informació addicional
Separat del nucli de la invitació hi podem consignar un apartat d’informació addicional, que varia segons el tipus d’acte. Es pot referir al fet que després de l’acte s’oferirà un refrigeri, a la conveniència que la persona convidada confirmi l’assistència, a la possibilitat d’assistir-hi acompanyat (només en invitacions personalitzades), etcètera.
Us demanem que confirmeu l’assistència a l’acte.
Confirmeu, si us plau, l’assistència.
Acabat l’acte, se servirà un refrigeri.
Datació
Al final del document escrivim la datació, que consta del municipi des d’on s’emet la invitació (no el de l’acte) seguit d’una coma i de la data. A la data només farem constar el mes en lletres minúscules i l’any sencer en xifres, sense punt final; no hi concretarem el dia perquè no es confongui amb la data de l’acte. Davant de l’any, podem fer servir la preposició de o bé la contracció del.
Quan els emissors són dues institucions de municipis diferents (per exemple, la Diputació i un ajuntament), s’han de fer constar els dos municipis pel mateix ordre que hem seguit per consignar-los a la capçalera, separats per un guionet (vegeu 3.10, «El guionet»): Girona-Puigcerdà, desembre del 2010.