Ens comuniquem de manera eficaç, sobretot, si ens fem entendre. I això dependrà, principalment, de si expressem les idees amb claredat, concisió i senzillesa. Però tractant-se de documents administratius, no podem oblidar la necessitat de precisió del llenguatge de l’Administració que, com a llenguatge d’especialitat, ens obliga tot sovint a utilitzar termes o expressions poc corrents o amb un significat diferent de l’usual (meritació, constrenyiment, advertència...). Malgrat que hàgim de recórrer a terminologia especialitzada, hem de procurar que els textos siguin clars i senzills.
Perquè un text sigui clar i senzill, cal evitar construir frases excessivament llargues, usar construccions recargolades o molt allunyades del llenguatge corrent, canviar l’ordre dels elements de la frase sense justificació (convé redactar les oracions seguint l’ordre lògic de la frase: subjecte, verb i complements), etc. Hem de buscar solucions com més simples millor i utilitzar correctament els signes de puntuació, ja que les frases mal puntuades dificulten la comprensió.
