8. Els documents administratius
La carta és un document que es fa servir, en l’activitat administrativa, per a les comunicacions escrites de caràcter interpersonal i de contingut general que no queden previstes com a components de la tramitació d’un procediment administratiu.
Cal adequar la llengua al grau de formalitat de la carta, que pot tenir un nivell respectuós i neutre o bé cordial.
Les idees s’han d’expressar amb claredat, precisió i concisió, i el contingut de la carta s’ha d’estructurar de manera lògica, per mitjà de paràgrafs breus.
Quant al tractament personal, s’utilitza:
- Per a qui emet el text, en general, la primera persona del singular (jo): us faig saber; agraeixo. La primera persona del plural (nosaltres) (us fem saber; agraïm) és adequada quan es vol accentuar el caràcter institucional per sobre del personal, o bé el valor col·lectiu de l’organisme.
- Per a la persona destinatària, preferentment, la segona persona del plural (vós) (us demano; aprofito per saludar-vos), tot i que, opcionalment, també podem fer servir la tercera persona del singular (vostè) (li demano; aprofito per saludar-la), que resulta més distant amb l’interlocutor. L’ús del tractament de vós presenta la mateixa forma per al masculí i per al femení, en singular i en plural, i, per tant, serveix per a un o diversos destinataris i per a dones i homes: Aprofito aquesta avinentesa per saludar-vos ben atentament. En canvi, amb el tractament de vostè, cal fer: Aprofito aquesta avinentesa per saludar-lo/-la/-los/-les ben atentament. Amb l’ús del tractament de vós, també s’eviten ambigüitats quan intervé una tercera persona: Li comunico que la Diputació ha aprovat la seva proposta és una frase ambigua, perquè no queda clar si la proposta és de la Diputació o del destinatari, cosa que se soluciona amb Us comunico que la Diputació ha aprovat la vostra proposta.
La segona persona del singular (tu) només és adequada en casos de gran amistat i confiança mútua: rebràs; et comunico que.
A la carta, s’hi fan constar els apartats següents: destinació, salutació, nucli, comiat, signatura i datació. Opcionalment, la carta pot contenir un apartat de dades d’identificació del document i un altre d’informació addicional.
Destinació
Les dades de la persona destinatària —el nom, l’adreça i el càrrec, si escau— es consignen al marge superior esquerre, a sota de la capçalera. També es poden ajustar a l’espai corresponent a la finestreta dels sobres que en portin.
S’hi pot fer constar la informació completa:
- Nom i cognoms, precedits del tractament que hi correspongui: Sr./Sra.; Il·ltre. Sr. / Il·ltre. Sra., etc. (Vegeu 6.3, «Llista de càrrecs amb tractament protocol·lari».)
- Càrrec
- Adreça completa, codi postal i població
O reduïda:
- Nom i cognoms, precedits del tractament que hi correspongui: Sr./Sra.; Il·ltre. Sr. / Il·ltre. Sra., etc., o bé càrrec
- Adreça, codi postal i població
Identificació del document
Atès que la carta es fa servir per comunicar temes no relacionats amb la tramitació d’un procediment administratiu, no la identifiquem amb un número d’expedient. Tampoc no sol portar altres dades d’identificació.
Opcionalment, es poden fer constar, a sota de la destinació, en cos de lletra 10, les dades següents:
- Inicials del nom i primer cognom de la persona que dicta o redacta la carta (amb majúscules) i de la persona que l’escriu (amb minúscules), separades per una barra: EV/mr (carta redactada per Eugeni Vila i escrita per Marta Romà).
- Descripció breu de l’assumpte a què es refereix la carta.
Salutació
La fórmula de salutació s’ha d’ajustar al to relacional del conjunt del document. El tractament més general de salutació és el de senyor/senyora, que és alhora respectuós i atent. Segons el grau de confiança, es pot optar per una de les fórmules següents, ordenades de més a menys confiança, i adaptant el gènere i el nombre al del destinatari.
Benvolgut/uda [nom propi]
Benvolguda amiga
Benvolguts companys
Benvolgut/uda
Benvolgudes senyores
Senyor/Senyora
Distingit/ida senyor/a
Tot i que és més general l’ús de la coma, la fórmula de salutació igualment pot anar seguida de dos punts (Benvolguts: Us comuniquem que [...]).
Nucli
La part central del document és la que té una redacció menys fixada, però cal que hi seguim un plantejament coherent i una estructura lògica: introducció al tema, desenvolupament (arguments, motius, etc.) i conclusió (demanda concreta, resultat, proposta, etc.). En aquesta part, s’ha de recórrer a una ordenació adequada dels continguts en paràgrafs i a una puntuació que faciliti la lectura i la comprensió del text.
S’ha de tenir en compte el grau de formalitat que fem servir, d’acord amb el que ja hem definit a les fórmules de salutació i comiat, el qual pot oscil·lar entre un nivell formal, respectuós i neutre, i un nivell menys formal i cordial.
Comiat
Després del darrer paràgraf del nucli s’introdueix la fórmula de comiat, que s’ha d’ajustar al to general de la carta. Cal evitar l’aparició d’una fórmula de salutació afectuosa (Benvolguda) i d’una fórmula de comiat freda (Ben atentament) o viceversa. A continuació es relacionen les fórmules de comiat i de salutació, d’acord amb el registre que correspongui.
Benvolgut/uda [nom propi] |
Cordialment / Ben cordialment / Una salutació cordial / Molt cordialment
|
Benvolgut/uda amic/iga |
|
Benvolgut/uda company/a |
|
Benvolgut/uda |
|
Benvolgut/uda senyor/a |
|
|
|
Senyor/a |
Atentament |
Distingit/ida senyor/a |
Ben atentament / Molt atentament / Amb les salutacions més distingides |
També es pot incloure l’expressió de comiat dins de l’última frase de la carta.
Aprofito l’avinentesa per saludar-vos atentament.
Resto a la vostra disposició per a qualsevol aclariment i us saludo ben atentament.
La fórmula de comiat va seguida d’una coma quan no inclou cap forma verbal (Ben atentament,) i seguida d’un punt quan n’inclou una (Us saludo ben atentament.).
Les expressions de salutació i de comiat que s’ofereixen més amunt són només alguns exemples, i no pretenen limitar tot el ventall de fórmules possibles. Se’n poden fer servir d’altres si es considera convenient, sempre que, és clar, siguin adequades des de tots els punts de vista.
Signatura
En els documents administratius que duen datació i signatura completa, aquests elements se solen situar, per jerarquitzar la informació segons la importància (vegeu 8.1.7, «La signatura»), seguint l’ordre següent: datació, càrrec, rúbrica i nom i cognoms. En la carta, però, preval la identificació nominal de la persona que la signa. Per això, s’inverteix l’ordre dels elements, que es distribueixen així:
- Rúbrica
- Nom i cognoms
- Càrrec, amb majúscula inicial perquè comença línia, sense l’article determinat i sense punt final
El càrrec no va precedit mai de cap tractament.
- Sr. cap de Medi Ambient i Territori
- Cap de Medi Ambient i Territori
Datació
A la carta, a diferència de la resta de documents administratius, escrivim la datació (municipi i data) al final del document.
El municipi ha de dur l’article quan en té, va seguit d’una coma i no ha d’anar precedit de la preposició a:
- A les Lloses, 25 de maig de 2010
- Les Lloses, 25 de maig de 2010
La data tampoc no va precedida de la preposició a. El dia s’escriu en xifres, el mes amb minúscula i l’any sencer en xifres. Davant de l’any, podem fer servir la preposició de o bé la contracció del.
L’abreviació de la data amb punts, guionets o barres inclinades, indicant el mes en xifres, no es considera adequada, excepte en cartes de to molt informal.
- Girona, a 25 de maig de 2010
- Girona, 25-5-2010
- Girona, 25 de maig de 2010
- Girona, 25 de maig del 2010
La carta, com l’ofici, és un document de datació doble pel que fa a l’emissió ja que a més de la data habitual duu la del registre de sortida, que és la que cal tenir en compte des del punt de vista de tramitació formal.
Informació addicional
A la carta es pot afegir, opcionalment, un apartat d’informació addicional en forma de postdata (després de la data i la signatura), encapçalada per la sigla PD. Convé, però, no abusar d’aquest recurs, i assegurar-nos que el que hi diem no és oportú d’incloure-ho en el cos de la carta.
La sigla PS, provinent de la locució llatina post scriptum (‘després de l’escrit’), es fa servir per introduir informació addicional en textos no datats, com per exemple la carta electrònica o les notes manuscrites.
Quan s’inicia un paràgraf és important fer servir adequadament els connectors. Els mots connectors són paraules o grups de paraules que cohesionen el text i guien la lectura. No sempre són imprescindibles, però en molts casos poden ser útils.
A continuació presentem una llista de mots o grups de mots connectors, dividits segons les funcions bàsiques, que poden ajudar a millorar la redacció d’una carta.
Per introduir el tema |
ens adrecem a |
l’objectiu de |
Per introduir un tema nou |
en relació amb |
en el marc de |
pel que fa a |
quant a |
sobre [assumpte] |
respecte a/de |
tal com |
Per continuar sobre un mateix punt |
alhora |
a més / a més a més |
així mateix |
igualment |
Per posar èmfasi |
cal destacar també |
en efecte |
és per això que |
Per enllaçar elements |
així com |
com també |
i també |
Per indicar un contrast entre dos elements |
així i tot |
amb tot |
en canvi |
malgrat tot |
no obstant això |
però |
tanmateix |
tot i així |
Per comparar dos o més termes |
igual que |
tan [...] com |
Per distribuir elements |
ara [...] ara |
bé [...] o bé |
o [...] o |
Per marcar ordre |
a continuació |
d’una banda, [...], de l’altra |
en primer [segon, tercer, etc.] lloc |
tot seguit |
Per expressar una condició o una excepció |
llevat de/que |
sempre que |
si no |
tret de/que |
Per resumir |
a manera/tall de resum |
en conjunt |
recollint tot el que s’ha dit |
Per concloure |
així doncs |
confio que |
en conseqüència |
per concloure |