8. Els documents administratius

Les dades de la persona destinatària —el nom, l’adreça i el càrrec, si escau— es consignen al marge superior esquerre, a sota de la capçalera. També es poden ajustar a l’espai corresponent a la finestreta dels sobres que en portin.

S’hi pot fer constar la informació completa:

• Nom i cognoms, precedits del tractament que hi correspongui: Sr./Sra.; Il·ltre. Sr. / Il·ltre. Sra., etc. (Vegeu 6.3, «Llista de càrrecs amb tractament protocol·lari».)
• Càrrec
• Adreça completa, codi postal i població

O reduïda:

• Nom i cognoms, precedits del tractament que hi correspongui: Sr./Sra.; Il·ltre. Sr. / Il·ltre. Sra., etc., o bé càrrec
• Adreça, codi postal i població

Atès que la carta es fa servir per comunicar temes no relacionats amb la tramitació d’un procediment administratiu, no la identifiquem amb un número d’expedient. Tampoc no sol portar altres dades d’identificació.

Opcionalment, es poden fer constar, a sota de la destinació, en cos de lletra 10, les dades següents:

• Inicials del nom i primer cognom de la persona que dicta o redacta la carta (amb majúscules) i de la persona que l’escriu (amb minúscules), separades per una barra: EV/mr (carta redactada per Eugeni Vila i escrita per Marta Romà).
• Descripció breu de l’assumpte a què es refereix la carta.

La fórmula de salutació s’ha d’ajustar al to relacional del conjunt del document. El tractament més general de salutació és el de senyor/senyora, que és alhora respectuós i atent. Segons el grau de confiança, es pot optar per una de les fórmules següents, ordenades de més a menys confiança, i adaptant el gènere i el nombre al del destinatari.

Benvolgut/uda [nom propi]

Benvolguda amiga

Benvolguts companys

Benvolgut/uda

Benvolgudes senyores

Senyor/Senyora

Distingit/ida senyor/a

Tot i que és més general l’ús de la coma, la fórmula de salutació igualment pot anar seguida de dos punts (Benvolguts: Us comuniquem que [...]).

La part central del document és la que té una redacció menys fixada, però cal que hi seguim un plantejament coherent i una estructura lògica: introducció al tema, desenvolupament (arguments, motius, etc.) i conclusió (demanda concreta, resultat, proposta, etc.). En aquesta part, s’ha de recórrer a una ordenació adequada dels continguts en paràgrafs i a una puntuació que faciliti la lectura i la comprensió del text.

S’ha de tenir en compte el grau de formalitat que fem servir, d’acord amb el que ja hem definit a les fórmules de salutació i comiat, el qual pot oscil·lar entre un nivell formal, respectuós i neutre, i un nivell menys formal i cordial.

Després del darrer paràgraf del nucli s’introdueix la fórmula de comiat, que s’ha d’ajustar al to general de la carta. Cal evitar l’aparició d’una fórmula de salutació afectuosa (Benvolguda) i d’una fórmula de comiat freda (Ben atentament) o viceversa. A continuació es relacionen les fórmules de comiat i de salutació, d’acord amb el registre que correspongui.

També es pot incloure l’expressió de comiat dins de l’última frase de la carta.

Aprofito l’avinentesa per saludar-vos atentament.

Resto a la vostra disposició per a qualsevol aclariment i us saludo ben atentament.

La fórmula de comiat va seguida d’una coma quan no inclou cap forma verbal (Ben atentament,) i seguida d’un punt quan n’inclou una (Us saludo ben atentament.).

Les expressions de salutació i de comiat que s’ofereixen més amunt són només alguns exemples, i no pretenen limitar tot el ventall de fórmules possibles. Se’n poden fer servir d’altres si es considera convenient, sempre que, és clar, siguin adequades des de tots els punts de vista.

En els documents administratius que duen datació i signatura completa, aquests elements se solen situar, per jerarquitzar la informació segons la importància (vegeu 8.1.7, «La signatura»), seguint l’ordre següent: datació, càrrec, rúbrica i nom i cognoms. En la carta, però, preval la identificació nominal de la persona que la signa. Per això, s’inverteix l’ordre dels elements, que es distribueixen així:

• Rúbrica
• Nom i cognoms
• Càrrec, amb majúscula inicial perquè comença línia, sense l’article determinat i sense punt final

El càrrec no va precedit mai de cap tractament.

• Sr. cap de Medi Ambient i Territori

• Cap de Medi Ambient i Territori

A la carta, a diferència de la resta de documents administratius, escrivim la datació (municipi i data) al final del document.

El municipi ha de dur l’article quan en té, va seguit d’una coma i no ha d’anar precedit de la preposició a:

• A les Lloses, 25 de maig de 2010

• Les Lloses, 25 de maig de 2010

La data tampoc no va precedida de la preposició a. El dia s’escriu en xifres, el mes amb minúscula i l’any sencer en xifres. Davant de l’any, podem fer servir la preposició de o bé la contracció del.

L’abreviació de la data amb punts, guionets o barres inclinades, indicant el mes en xifres, no es considera adequada, excepte en cartes de to molt informal.

• Girona, a 25 de maig de 2010

• Girona, 25-5-2010

• Girona, 25 de maig de 2010

• Girona, 25 de maig del 2010

La carta, com l’ofici, és un document de datació doble pel que fa a l’emissió ja que a més de la data habitual duu la del registre de sortida, que és la que cal tenir en compte des del punt de vista de tramitació formal.

A la carta es pot afegir, opcionalment, un apartat d’informació addicional en forma de postdata (després de la data i la signatura), encapçalada per la sigla PD. Convé, però, no abusar d’aquest recurs, i assegurar-nos que el que hi diem no és oportú d’incloure-ho en el cos de la carta.

La sigla PS, provinent de la locució llatina post scriptum (‘després de l’escrit’), es fa servir per introduir informació addicional en textos no datats, com per exemple la carta electrònica o les notes manuscrites.