8. Els documents administratius
L’ofici és una comunicació escrita de contingut monotemàtic, emesa per un organisme oficial, que s’integra en la tramitació d’un procediment administratiu. Es fa servir amb la finalitat de comunicar i coordinar accions, demanar informació, contestar, trametre documents, etcètera.
Hi ha dos tipus d’oficis: interns i externs.
- Els oficis interns són els que s’adrecen a un altre òrgan administratiu o a un altre treballador de l’Administració.
- Els oficis externs són els que s’adrecen a una persona física o jurídica que no pertany a l’Administració.
L’ofici també es pot fer servir com una comunicació no relacionada estrictament amb un procediment administratiu, com és el cas d’un ofici de tramesa de documents, llibres o revistes, etc. En aquest cas, no duu el número de l’expedient.
En tractar-se d’una comunicació oficial, el to de l’ofici és impersonal i formal, fins i tot en els de caràcter intern, malgrat que la comunicació es produeixi entre persones que mantenen una relació d’amistat.
Quant al tractament personal, s’utilitza:
- Per a qui redacta l’ofici, en general, la primera persona del singular (jo): comunico; agraeixo. La primera persona del plural (nosaltres) (comuniquem; agraïm) és adequada quan es vol accentuar el caràcter institucional per sobre del personal, o bé el valor col·lectiu de l’organisme.
- Per a la persona destinatària, preferentment, la segona persona del plural (vós): rebreu; vau comunicar. De manera opcional, la tercera persona del singular (vostè): rebrà; va comunicar.
En l’ofici per mitjà del qual es notifica un acord o una resolució no es fa servir cap tractament personal (vegeu l’apartat 8.7.2.4, «Nucli»).
L’ofici utilitza estructures generalment constants: En relació amb [...], us comunico que [...]; us comunico que [...]; Per tal que [...], us demano que [...]; Us trameto, annex [...]; Vista la vostra sol·licitud [...].
L’ofici intern i l’extern comparteixen una mateixa estructura bàsica: destinació, identificació del document, nucli, datació, signatura i, si cal, un apartat d’informacions addicionals.
Cal tenir en compte, però, que en l’ofici extern podem incloure una fórmula de salutació i una fórmula de comiat, la qual cosa implica uns certs canvis en l’estructura que acabem de veure. Així doncs, l’estructura de l’ofici extern amb fórmules de salutació i comiat és la següent: destinació, identificació del document, salutació, nucli, comiat, signatura, datació i, si cal, un apartat d’informacions addicionals.
Per tal que el text sigui clar i fàcil de comprendre, cal estructurar de manera lògica el contingut del nucli per mitjà de paràgrafs breus: introducció de l’assumpte, exposició de fets, arguments o consideracions, i conclusió a partir d’una síntesi, d’una petició, etcètera.
- A l’ofici intern, de redacció més concisa i impersonal, ens podem adreçar a l’organisme o bé al càrrec de l’òrgan administratiu, més que no pas a la persona que l’ocupa. En el segon cas, el càrrec no ha d’anar precedit del tractament protocol·lari.
- A l’ofici extern, cal fer-hi constar el nom i cognoms, el càrrec, si escau, i l’adreça completa.
Aquesta informació es consigna al marge superior esquerre, a sota de la capçalera (opcionalment, també pot anar al peu del document). El nom i l’adreça de la persona destinatària també es poden ajustar a l’espai corresponent a la finestreta dels sobres que en portin.
Les dades d’identificació del document es fan constar a sota de les dades de la destinació, en cos de lletra 10. Són les següents:
- Abreviació de les inicials de la persona que dicta o redacta l’ofici (amb majúscules) i de la persona que l’escriu (amb minúscules), separades per una barra: EV/mr (ofici redactat per Eugeni Vila i escrit per Marta Romà).
- Número de l’expedient.
- Descripció breu de l’assumpte a què es refereix l’ofici. Com que es tracta de resumir la informació essencial, es poden ometre o abreujar algunes paraules i fins i tot prescindir de partícules (com ara preposicions, articles i pronoms), sempre que no sigui en detriment de la comprensió de l’assumpte (acord aprovació subvenció «Indika»).
En els oficis externs, s’hi pot incloure la fórmula de salutació Senyor/senyora, i un comiat formal com ara Atentament o Ben atentament.
Si la comunicació és breu, el nucli pot constar d’un sol paràgraf. Però si és llarga i complexa, cal fer servir més d’un paràgraf i ordenar la informació de manera lògica:
- Introducció: presentació del motiu de l’ofici.
- D’acord amb el que disposa l’article [...], us comunico que [...].
- En relació amb la vostra sol·licitud [...], us comuniquem que [...].
- Desenvolupament: explicació dels fets, arguments, etc.
- Conclusió: petició, síntesi dels fets.
- Per això, us sol·licitem [...].
- Si desitgeu informació addicional [...].
L’ofici extern per mitjà del qual es notifica un acord o una resolució (trasllat d’un decret o d’un acord), generalment consta d’una fórmula introductòria com ara El president de la Diputació de Girona, en data d’avui [...] ha dictat el decret següent:, o bé La Junta de Govern, en sessió de data [...] ha pres l’acord següent:. A continuació, es transcriu el contingut de la resolució o de l’acord entre cometes, i després es fa constar la datació i la signatura. Aquest ofici no duu cap fórmula final del tipus Us ho trasllado perquè en prengueu coneixement i als efectes legals oportuns.
La datació es compon de municipi i data.
El municipi ha de dur l’article quan en té, va seguit d’una coma i no ha d’anar precedit de la preposició a:
- A la Jonquera, 25 de maig de 2010
- La Jonquera, 25 de maig de 2010
La data tampoc no va precedida de la preposició a. El dia s’escriu en xifres, el mes amb minúscula i l’any sencer en xifres. Davant de l’any, podem fer servir la preposició de o bé la contracció del.
L’abreviació de la data amb punts, guionets o barres inclinades, indicant el mes en xifres, no es considera adequada en la datació d’un document de to formal com és l’ofici.
- Girona, a 25 de maig de 2010
- Girona, 25/5/2010
- Girona, 25 de maig de 2010
- Girona, 25 de maig del 2010
L’ofici és un document de datació doble pel que fa a l’emissió, ja que cal registrar-ne la sortida. Des d’un punt de vista de tramitació formal, la data del registre de sortida és la que té validesa.
A la signatura de l’ofici, hi han de constar:
- El càrrec, amb minúscules i precedit de l’article determinat El/La (sense punt final)
- La rúbrica
- El nom i els cognoms (sense punt final)
El càrrec no va precedit del tractament protocol·lari.
- L’Il·ltre. Sr. President de l’Àrea de Noves Tecnologies
- El president de l’Àrea de Noves Tecnologies
En aquest apartat, de caràcter optatiu, s’hi poden fer constar els documents que s’hagin d’adjuntar a l’ofici, encapçalats per l’epígraf «Annexos».