8. Els documents administratius

Quan redactem un escrit, abans de plantejar-nos quin ha de ser el tractament personal que hem d’utilitzar, cal distingir qui és l’emissor i qui el destinatari.

L’emissor (o autor) d’un text és la persona que el signa, és a dir, la que se’n fa responsable, que no sempre coincideix amb la persona que l’escriu (o redactor). Aquesta distinció se sol fer explícita a l’apartat d’identificació dels documents per mitjà de l’abreviació de les inicials de l’emissor amb majúscules, separades per una barra de les del redactor, amb minúscules: MS/gr (Maria Segarra emet el text i Gerard Roca el transcriu).

El destinatari és la persona, l’òrgan o l’organisme a qui adrecem el text.

Per a l’emissor del text, en general, cal utilitzar la primera persona del singular (jo) (us faig saber; agraeixo). La primera persona del plural (nosaltres) (us fem saber; agraïm) és adequada quan es vol accentuar el caràcter institucional per sobre del personal, o bé el valor col·lectiu de l’organisme.

La tercera persona del singular (ell/ella) (disposa; informa, etc.) ha caigut en desús en la redacció de documents administratius pel distanciament que implica entre l’emissor i el destinatari. Només es fa servir en algun document protocol·lari com ara el saluda (vegeu 9.1, «El saluda»).

La forma impersonal, la que expressa una acció sense atribuir-la a una persona determinada (d’acord amb el que s’estableix en aquesta ordenança, [...]) es fa servir, sobretot, en les normes articulades.

Per referir-se al destinatari, es fa servir preferentment el tractament de vós (segona persona del plural), tractament que, a part de ser coherent amb la tradició, confereix als textos la formalitat adequada. Opcionalment, podem fer servir la tercera persona del singular (vostè) (la felicito; li expresso la meva condolença), però aquesta forma resulta més distant amb l’interlocutor.

El tractament de vós en lloc del de vostè té els avantatges següents:

• Presenta la mateixa forma per al masculí i per al femení, en singular i en plural i, per tant, serveix per a un o diversos destinataris i per a dones i homes: Aprofito aquesta avinentesa per saludar-vos ben atentament. En canvi, amb el tractament de vostè, cal distingir: Aprofito aquesta avinentesa per saludar-lo/-la/-los/-les ben atentament.
• S’eviten ambigüitats quan intervé una tercera persona: Li comunico que la Diputació ha aprovat la seva proposta és una frase ambigua, perquè no queda clar si la proposta és de la Diputació o del destinatari, cosa que se soluciona amb Us comunico que la Diputació ha aprovat la vostra proposta.

Tant si s’opta per una forma de tractament com per l’altra, és important mantenir-la al llarg de tot el text. S’ha d’evitar, doncs, alternar en un mateix escrit els tractaments de vós i de vostè (li comunico que [...] i aprofito per saludar-vos ben atentament), ja que això genera una incongruència en el discurs.

El tractament de tu per al destinatari no és escaient en llenguatge administratiu; només és aconsellable en determinades situacions comunicatives en què hi ha una relació d’amistat, com per exemple, en certs casos de carta protocol·lària (una felicitació per un premi esportiu, un aniversari, etc.).

En la documentació administrativa i en la protocol·lària, les fórmules de salutació i comiat es fan servir en determinats documents, com ara en les cartes. Aquestes fórmules s’han d’ajustar al to relacional del conjunt del document.

El tractament més general de salutació és el de senyor/senyora, que és alhora respectuós i atent, però segons el grau de confiança, es pot optar per una de les fórmules que es donen més avall, ordenades de més a menys confiança, i adaptant el gènere al del destinatari.

La fórmula de comiat s’ha de correspondre a la salutació que hàgim fet servir. Per això, cal evitar l’aparició d’una fórmula de salutació afectuosa (Benvolguda Marta) i una fórmula de comiat freda (Ben atentament) o viceversa. A continuació es relacionen les fórmules de comiat i de salutació, d’acord amb el registre que correspongui.

També es pot incloure l’expressió de comiat dins de l’última frase de la carta.

Aprofito l’avinentesa per saludar-vos atentament.

Resto a la vostra disposició per a qualsevol aclariment i us saludo ben atentament.

Rep una salutació cordial.

La fórmula de comiat va seguida d’una coma quan no inclou cap forma verbal i, per tant, és una frase incompleta (Ben atentament,), i, en canvi, s’acaba amb punt quan n’inclou una i, doncs, és una frase completa (Us saludo ben atentament.).

Les expressions de salutació i de comiat que s’ofereixen més amunt són només alguns exemples, i no pretenen limitar tot el ventall de fórmules possibles. Se’n poden fer servir d’altres si es considera convenient, sempre que, és clar, siguin adequades des de tots els punts de vista.

La majoria de documents se solen escriure sobre un paper amb les dades de la capçalera preimpreses, que identifiquen l’organisme emissor (la Diputació de Girona, l’organisme autònom, l’ajuntament de la ciutat, etc.). Generalment, aquesta identificació inclou també el nom del departament o de l’àrea concreta, i l’adreça. De vegades, aquesta informació no està preimpresa, sinó que s’imprimeix amb la resta del document; en aquests casos, se situa a la part superior esquerra, d’acord amb el que estableix el Manual d’identitat visual.

Els documents que formen part d’un expedient administratiu s’han d’identificar perquè es puguin conèixer a primer cop d’ull les dades més rellevants: el tipus de document de què es tracta, l’expedient de què forma part, etcètera.

Les dades d’identificació van al marge superior esquerre, a sota la capçalera, en cos de lletra 10 (vegeu 1.1.1, «El cos de la lletra»). Generalment s’hi fan constar les inicials de la persona que dicta o redacta el document, amb majúscules, i de qui l’escriu, amb minúscules, separades per una barra inclinada; a sota, hi va el número que identifica l’expedient seguit de l’any escrit de manera completa i de la sigla de la unitat administrativa o l’òrgan que l’emet separats per una barra inclinada, i a continuació, el títol concís de l’expedient (sense punt final). S’hi poden incorporar altres dades complementàries seguint els mateixos criteris.

RO/sm

134/2010SC

Informe sobre [...]

En alguns documents, a més, s’hi fa constar un títol identificatiu, amb majúscules i en negreta, com ara NOTA INTERNA, DILIGÈNCIA PER FER CONSTAR, etcètera (vegeu l’apartat d’identificació de cada document).

En el nucli s’exposa la informació essencial que es vol transmetre en el document. Per a la redacció del nucli cal tenir en compte els principis bàsics de la redacció administrativa, com ara la claredat, la concisió, l’estructuració lògica i en blocs homogenis de la informació, així com el to que escaigui per a cada cas. Per tant, a banda de tenir presents els criteris generals esmentats, caldrà consultar la informació específica per a cada document.

La datació és una fórmula integrada per dos elements inseparables: el lloc i la data. Va separada del paràgraf precedent i del següent per una línia en blanc, i s’escriu abans de la signatura, excepte en la carta (vegeu 8.8, «La carta»), en què s’escriu després. En la datació han de figurar el municipi on s’emet el document i la data, separats per una coma i sense punt final.

• Cal fer servir la denominació oficial dels municipis establerta al Nomenclàtor oficial de toponímia major, que es pot consultar en línia a http://ves.cat/aP4R.

El municipi i la data no han d’anar precedits de la preposició a. A la data, el dia del mes s’escriu en xifres, el mes amb minúscules i l’any sencer en xifres, enllaçats amb la preposició de o bé la contracció del. A l’expressió de l’any no hem de posar punt per indicar el miler.

La simplificació de la data amb punts, guionets o barres inclinades, o indicant el mes en xifres no es considera adequada en la datació dels documents administratius o protocol·laris, excepte en cartes de to molt informal.

• A Banyoles, a 27 de setembre de 2.010

• Banyoles, 27 de setembre de 2010

• Fornells de la Selva, 19/10/2010

• Fornells de la Selva, 19 d’octubre del 2010

Els elements de la signatura són la identificació funcional (càrrec o condició en què s’exerceixen les funcions), la rúbrica (conjunt personal de traços de qui signa) i la identificació nominal (nom i cognoms). Segons el tipus de document, varia l’ordre d’aquests elements.

No obstant això, els tres elements de la signatura sempre segueixen les mateixes pautes:

• La signatura sempre s’alinea a l’esquerra del document, excepte en els casos en què en figuri més d’una, com en el contracte, el conveni, l’acta de sessió, etcètera (vegeu la descripció d’aquest element que es fa a cada document).
• La identificació funcional va precedida de l’article determinat corresponent (excepte en la carta), i no hi va punt final.
• La identificació nominal es compon del nom i els dos cognoms, sense punt final, i no ha d’anar mai precedida de la paraula Signat, ni de les abreviatures St. o Sgt.

Hi ha sis maneres de configurar la signatura:

1) Al certificat i a la sol·licitud només hi ha de figurar la rúbrica sota la datació, perquè la persona que signa ja s’ha identificat al començament.

Cassà de la Selva, 16 de novembre del 2010

[rúbrica]

2) A la carta administrativa i a la carta protocol·lària genèrica, preval la identificació mitjançant el nom de la persona que signa. Per això, s’inverteix l’ordre dels tres elements de la signatura i apareix primer la rúbrica, a sota el nom i els cognoms, i finalment el càrrec, sense l’article.

 [rúbrica]

En la carta protocol·lària personalitzada, però, només hi ha de constar la rúbrica, perquè l’emissor ja s’identifica a la capçalera. En el cas que a la capçalera només s’identifiqui el càrrec, a sota de la rúbrica s’hi ha de fer constar el nom.

3) A l’ofici, la convocatòria de sessió, la nota interna, la citació, la diligència, l’informe, la proposta de resolució i el decret o resolució, l’ordre dels elements és el següent: càrrec (amb l’article), rúbrica i nom i cognoms.

El cap del Servei Jurídic

[rúbrica]

[nom i cognoms]

4) Al contracte i el conveni, les persones que hi signen s’han identificat al començament, tant pel que fa al nom com a la representació en què actuen. Però tenint en compte que sempre hi apareixerà més d’una rúbrica, en la signatura hi ha de figurar primer la fórmula Per + nom de l’entitat, després la rúbrica i al final el nom i els cognoms del signant.

5) A l’acta de sessió ha d’aparèixer, a l’esquerra, la signatura de qui ha actuat com a secretari, i a la dreta, la signatura del president, precedida de l’expressió Vist i plau. Només hi ha de figurar el càrrec i la rúbrica, perquè els noms ja s’han fet constar al començament de l’acta.

6) Al saluda, la signatura consta de la rúbrica i, a sota, del nom i els cognoms del càrrec que tramet el saluda.