Llibre d'estil de la Diputació de Girona

Llibre d'estil

La documentació administrativa i protocol·lària

8.10.1 Criteris de redacció

En la redacció de la nota interna es manté un cert to formal, i la informació s’estructura de forma lògica i en blocs homogenis.

Quant al tractament personal, s’utilitza:

Per a qui redacta la nota, la primera persona del singular (jo): us convoco; us informo, etc. Si es vol remarcar el valor col·lectiu de l’organisme, es pot fer servir la primera persona del plural (nosaltres): us comuniquem; us agraïm, etcètera.
Per a la persona destinatària, la segona persona del plural (vós), que serveix tant per a un sol destinatari, masculí o femení, com per a diversos destinataris. La segona persona del singular (tu) és adequada en casos de molta confiança: t’informo; vas comunicar, etcètera.

Dubtes freqüents

Nota interna, nota interior o comunicat intern?
Totes tres denominacions són vàlides per referir-se al document que es fa servir habitualment per comunicar-se entre diferents unitats administratives.
Postdata
A la nota interna, com a la carta, es pot afegir, opcionalment, un apartat d’informació addicional en forma de postdata (després de la data i la signatura), encapçalada per la sigla PD. Convé, però, no abusar d’aquest recurs, i assegurar-nos que el que hi diem no és oportú d’incloure-ho en el cos del document.
La salutació i el comiat a la nota interna
En la nota interna no s’han de fer servir fórmules de salutació ni de comiat.
*En cas de que
La normativa estableix que la preposició de cau davant la conjunció que.
- Us demano que en cas de que no hi pugueu assistir [...].
- Us demano que en cas que no hi pugueu assistir [...].
Cal tenir en compte que la forma de què és correcta (equival a les formes del qual / de la qual / dels quals / de les quals), però en aquest cas què no és una conjunció, sinó un pronom relatiu que s’escriu accentuat.
- D’acord amb la documentació de que disposa aquesta corporació [...].
- D’acord amb la documentació de què disposa aquesta corporació [...].
Amb motiu de
Aquesta expressió indica la circumstància que provoca un fet o una acció, o que hi dona lloc. No és correcte substituir la preposició inicial amb per en.
- En motiu de les tasques de manteniment, no hi haurà subministrament elèctric.
- Amb motiu de les tasques de manteniment, no hi haurà subministrament elèctric.
Les hores en català
En català, el sistema genuí per indicar les hores és el dels quarts i sempre fent referència a l’hora que encara ha d’arribar. Però en textos administratius i protocol·laris cal la màxima precisió, i per això s’ha de fer servir el sistema internacional, que comprèn les vint-i-quatre hores del dia.
- Horari d’atenció al públic: de les 9 a dos quarts de 3
- Horari d’atenció al públic: de les 9 a les 14.30 h
- L’acte tindrà lloc a un quart i cinc de vuit del vespre.
- L’acte tindrà lloc a les 19.20 h.

Nota interna, nota interior o comunicat intern?

Postdata

La salutació i el comiat a la nota interna

**En cas de que*

Amb motiu de

Les hores en català

Atenció