En la majoria de documents la informació bàsica es distribueix en cinc parts clarament diferenciades: la capçalera (amb la identificació de l’organisme emissor), les dades d’identificació del document, el nucli (que conté la informació essencial del document), la datació i la signatura.
En aquest apartat es defineixen els criteris generals aplicables als diferents elements comuns a la documentació administrativa i protocol·lària, com ara el tractament personal de l’emissor i el destinatari, les fórmules de salutació i comiat (pròpies de la carta i de la carta electrònica), i les parts fixes abans esmentades.
