Quan redactem un escrit, abans de plantejar-nos quin ha de ser el tractament personal que hem d’utilitzar, cal distingir qui és l’emissor i qui el destinatari.

L’emissor (o autor) d’un text és la persona que el signa, és a dir, la que se’n fa responsable, que no sempre coincideix amb la persona que l’escriu (o redactor). Aquesta distinció se sol fer explícita a l’apartat d’identificació dels documents per mitjà de l’abreviació de les inicials de l’emissor amb majúscules, separades per una barra de les del redactor, amb minúscules: MS/gr (Maria Segarra emet el text i Gerard Roca el transcriu).

El destinatari és la persona, l’òrgan o l’organisme a qui adrecem el text.

Per a l’emissor del text, en general, cal utilitzar la primera persona del singular (jo) (us faig saber; agraeixo). La primera persona del plural (nosaltres) (us fem saber; agraïm) és adequada quan es vol accentuar el caràcter institucional per sobre del personal, o bé el valor col·lectiu de l’organisme.

La tercera persona del singular (ell/ella) (disposa; informa, etc.) ha caigut en desús en la redacció de documents administratius pel distanciament que implica entre l’emissor i el destinatari. Només es fa servir en algun document protocol·lari com ara el saluda (vegeu 9.1, «El saluda»).

La forma impersonal, la que expressa una acció sense atribuir-la a una persona determinada (d’acord amb el que s’estableix en aquesta ordenança, [...]) es fa servir, sobretot, en les normes articulades.

Per referir-se al destinatari, es fa servir preferentment el tractament de vós (segona persona del plural), tractament que, a part de ser coherent amb la tradició, confereix als textos la formalitat adequada. Opcionalment, podem fer servir la tercera persona del singular (vostè) (la felicito; li expresso la meva condolença), però aquesta forma resulta més distant amb l’interlocutor.

El tractament de vós en lloc del de vostè té els avantatges següents:

• Presenta la mateixa forma per al masculí i per al femení, en singular i en plural i, per tant, serveix per a un o diversos destinataris i per a dones i homes: Aprofito aquesta avinentesa per saludar-vos ben atentament. En canvi, amb el tractament de vostè, cal distingir: Aprofito aquesta avinentesa per saludar-lo/-la/-los/-les ben atentament.
• S’eviten ambigüitats quan intervé una tercera persona: Li comunico que la Diputació ha aprovat la seva proposta és una frase ambigua, perquè no queda clar si la proposta és de la Diputació o del destinatari, cosa que se soluciona amb Us comunico que la Diputació ha aprovat la vostra proposta.

Tant si s’opta per una forma de tractament com per l’altra, és important mantenir-la al llarg de tot el text. S’ha d’evitar, doncs, alternar en un mateix escrit els tractaments de vós i de vostè (li comunico que [...] i aprofito per saludar-vos ben atentament), ja que això genera una incongruència en el discurs.

El tractament de tu per al destinatari no és escaient en llenguatge administratiu; només és aconsellable en determinades situacions comunicatives en què hi ha una relació d’amistat, com per exemple, en certs casos de carta protocol·lària (una felicitació per un premi esportiu, un aniversari, etc.).