En la redacció del certificat, convé respectar els aspectes següents:
- La claredat i el rigor, amb una exposició acurada de la informació que s’hi detalla.
- L’estructuració lògica i en blocs homogenis de la informació.
- El to formal i concís, atès el valor de constatació oficial del document.
Quant al tractament personal:
- Per a qui emet el text, s’utilitza la primera persona del singular (jo): certifico; signo; expedeixo.
- La destinació final del certificat no acostuma a ser explícita, motiu pel qual no es fa referència a cap destinatari: I, perquè consti, expedeixo aquest certificat. Però si és necessari referir-se a la persona interessada (la que ha sol·licitat el certificat), es fa servir la tercera persona del singular (ell/ella): [...] ocupa una plaça de funcionari; [...] ha registrat una sol·licitud, etcètera.
Pel que fa al temps verbal, per indicar l’acte de la certificació es fa servir el present d’indicatiu: certifico; signo, etcètera.