En tractar-se d’una comunicació oficial, el to de l’ofici és impersonal i formal, fins i tot en els de caràcter intern, malgrat que la comunicació es produeixi entre persones que mantenen una relació d’amistat.
Quant al tractament personal, s’utilitza:
- Per a qui redacta l’ofici, en general, la primera persona del singular (jo): comunico; agraeixo. La primera persona del plural (nosaltres) (comuniquem; agraïm) és adequada quan es vol accentuar el caràcter institucional per sobre del personal, o bé el valor col·lectiu de l’organisme.
- Per a la persona destinatària, preferentment, la segona persona del plural (vós): rebreu; vau comunicar. De manera opcional, la tercera persona del singular (vostè): rebrà; va comunicar.
En l’ofici per mitjà del qual es notifica un acord o una resolució no es fa servir cap tractament personal (vegeu l’apartat 8.7.2.4, «Nucli»).
L’ofici utilitza estructures generalment constants: En relació amb [...], us comunico que [...]; us comunico que [...]; Per tal que [...], us demano que [...]; Us trameto, annex [...]; Vista la vostra sol·licitud [...].