8.4.1 Criteris de redacció

El desenvolupament de la reunió es pot descriure de manera detallada o simplificada. Tant si es fa d’una manera com d’una altra, s’han de tenir en compte els criteris següents:

  • La redacció ha de ser sintètica i ha de contenir la informació essencial.
  • S’han de seleccionar els continguts i estructurar-los adequadament en paràgrafs numerats.

Quant al tractament personal, s’utilitza:

  • Per a qui emet el text, això és, el secretari de l’òrgan col·legiat, la tercera persona del singular (el secretari informa de [...]), excepte en la fórmula final, en què fa servir la primera persona del singular (com a secretari, estenc aquesta acta). Quan el secretari constata la intervenció d’altres membres, ho fa en tercera persona del singular o del plural, segons escaigui (el cap de l’oposició proposa [...]; els diputats de les esmentades àrees manifesten [...]).
  • A l’acta no es fa cap referència a la persona destinatària; per tant, no s’ha de fer servir mai la segona persona.

 

És incorrecte l’ús de formes impersonals (s’acorda [...]; es constitueixen les comissions de seguiment [...]) en oracions passives en què expressem el subjecte de l’acció.

  • S’aprova l’acta pels assistents sense cap esmena.

En aquests casos podem optar per mantenir l’oració passiva amb la forma impersonal però sense expressar el subjecte de l’acció, o bé per passar a activa l’oració i, per tant, no emprar la forma impersonal.

  • S’aprova l’acta sense cap esmena.
  • Els assistents aproven l’acta sense cap esmena.

 

Pel que fa al temps verbal, s’ha de fer servir el present d’indicatiu, encara que l’acta es redacti després de la reunió a partir de les notes preses. Si ens hem de referir a temps passats, s’aconsella fer servir el passat perifràstic (va tenir lloc) en lloc del simple (tingué lloc).

En l’acta no s’han de fer servir tractaments protocol·laris, sinó que emprarem el tractament de respecte (senyor/senyora) davant del nom i cognom (o cognoms) de la persona (també ens hi podem referir només per mitjà del primer cognom).

  • L’l·lm. Sr. Miquel Preses manifesta [...].
  • El senyor Miquel Preses manifesta [...].

 

  • La senyora Isabel Poc Plana manifesta que [...].
  • La senyora Poc manifesta que [...].

També podem prescindir del tractament de respecte. En aquest cas, el nom no ha d’anar precedit de l’article.

  • En Miquel Guimerà manifesta que [...].
  • Miquel Guimerà manifesta que [...].

 

  • La Isabel Poc manifesta que [...].
  • Isabel Poc manifesta que [...].

Compartir

 

Dubtes freqüents

  • Acta de sessió o acta de reunió?

    Tant acta de reunió com acta de sessió són formes possibles per referir-se al document que reflecteix els aspectes fonamentals del desenvolupament d’una sessió d’un òrgan col·legiat. La paraula reunió s’utilitza per referir-se a qualsevol conjunt de persones reunides, mentre que el terme sessió fa referència a una reunió prevista normativament per al funcionament d’un òrgan col·legiat. Per això, prioritzem la denominació acta de sessió, que considerem que respon amb més precisió al tipus d’actes que se solen redactar en els contextos de treball habituals de l’Administració local.

  • Aixecar o estendre una acta?

    Aixecar és el verb que utilitzem per expressar l’acabament d’una sessió (el president aixeca la sessió [...]) i estendre es fa servir per referir-se al fet de redactar-ne l’acta ([...] de la qual, com a secretari, estenc aquesta acta). Per extensió, de vegades es fa servir l’expressió aixecar acta, que resulta menys precisa i que per això no aconsellem d’utilitzar.

  • *Annexe o annex?

    Hem de substituir la forma *annexe, que és incorrecta, pel substantiu annex, el plural del qual és annexos (el projecte inclou un annex / uns annexos). L’adjectiu presenta quatre formes: annex, annexa, annexos, annexes (us envio el document annex / la documentació annexa / els informes annexos / les factures annexes).

  • Porta data, l’acta?

    L’acta no porta data perquè la que compta és la de la sessió, que es consigna a l’inici del document.

  • Precs i preguntes o torn obert de paraules?

    L’últim punt de l’ordre del dia fa referència a un període obert en què, a la fi de la sessió, les persones assistents poden intervenir lliurement amb preguntes i comentaris. En les sessions de les corporacions locals, cal usar la fórmula precs i preguntes, perquè la seva reglamentació específica fixa, detalla, defineix i distingeix aquest tipus d’intervencions. En canvi, en molts altres tipus de reunió, de les quals també es pot estendre una acta (reunions de veïns, d’una associació, etc.), es recomana l’ús de la forma torn obert de paraules.

  • S’aprova l’acta o l’esborrany de l’acta?

    En el desenvolupament de la sessió, el secretari llegeix l’esborrany de l’acta, però en els acords s’aprova l’acta (no l’esborrany). El punt de l’ordre del dia de la convocatòria corresponent tampoc no ha de fer referència a l’esborrany: Lectura i aprovació de l’acta de la sessió anterior.

  • S’hi han de fer constar els noms, en l’apartat de la signatura de l’acta?

    El nom dels assistents a la reunió apareix a l’apartat «Assistents»; per tant, no s’ha de repetir a la signatura, on només ha de constar la identificació funcional del president i el secretari.

  • Si escau, s’aprova l’acta?

    Al primer punt de l’ordre del dia, Lectura i aprovació de l’acta de la sessió anterior, no hem d’intercalar la locució si escau (‘si és procedent’), ja que l’acta sempre s’ha d’aprovar, amb les modificacions que calgui, i per tant es considera una informació redundant i irrellevant.

  • Un ordre o una ordre?

    La paraula ordre és masculina quan fa referència a la disposició regular de les coses, a una successió metòdica, fixada (posar en ordre els papers; seguir l’ordre cronològic), etc. És femenina quan té el valor de manament i prescripció. Així, el terme ordre del dia és masculí perquè indica els assumptes fixats i disposats de manera regular que han de ser tractats en una reunió o sessió.

Diputació de Girona

Diputació de Girona

Pujada de Sant Martí, 4-5 | 17004 Girona
Tel. 972 185 000 | Fax 972 208 088