Cal adequar la llengua al grau de formalitat de la situació comunicativa. Amb tot, és recomanable no fer servir un llenguatge extrem; això és, ni molt formal ni massa col·loquial.
Quant al tractament personal:
- Per a qui emet el text, en general s’utilitza la primera persona del singular (jo): us felicito; rebeu el meu agraïment. La primera persona del plural (nosaltres) (us volem fer arribar la nostra felicitació; us agraïm) és adequada quan es vol accentuar el caràcter institucional per sobre del personal, o bé el valor col·lectiu de l’organisme.
- Per a la persona destinatària, són possibles tractaments personals diversos, però atès que la carta protocol·lària generalment té un cert grau de formalitat, preferentment farem servir la segona persona del plural (vós): us agraeixo; us fem arribar el nostre condol. Opcionalment, podem fer servir la tercera persona del singular (vostè) (la felicito; li expresso la meva condolença), que resulta més distant amb l’interlocutor. Però segons la situació comunicativa, si hi ha una relació d’amistat, també podem recórrer al tractament més proper de tu, per exemple, en una felicitació per un premi esportiu, un aniversari, etcètera.
