Com a norma general, el tractament protocol·lari s’escriu davant del nom i cognoms (o cognom) de la persona, seguit del càrrec, tot i que el tractament i el nom i cognoms també es poden posposar al càrrec després d’una coma. Quan només apareix el càrrec, es posa el tractament protocol·lari al davant i s’escriu el càrrec amb majúscula.

• Il·lm. Sr. [nom i cognoms], alcalde de l’Ajuntament d’Olot
• el president de la Diputació de Girona, l’Il·lm. Sr. [nom i cognoms]
• Il·lma. Sra. Presidenta del Consell Comarcal de la Selva

Quan no ens consti que el càrrec a qui ens adrecem té un altre tractament, utilitzem el tractament general de cortesia senyor o senyora, que hem d’escriure amb minúscula, llevat que comenci frase o una línia aïllada, com en les adreces, les targetes, els programes d’actes, etc. En canvi, si l’escrivim abreujat, ha d’anar amb majúscula inicial (Sr./Sra.). Tant si optem per la forma plena com per l’abreujada, és preferible fer servir la mateixa forma al llarg de tot un mateix text.

Si el tractament general de senyor/senyora va acompanyat d’un altre tractament, els escriurem tots dos amb majúscula.

• Honorable Senyora [nom i cognoms], consellera de la Generalitat de Catalunya
• La consellera de la Generalitat de Catalunya, l'Honorable Senyora [nom i cognoms]

Cal tenir present que el gènere del tractament ha de concordar amb el nom de la persona. Actualment, excepte alguns tractaments eclesiàstics, quasi tots els tractaments tenen forma femenina.