Dubtes freqüents

Convé no abusar de l’ús de sigles ni d’abreviatures, sobretot de les que no siguin de domini públic. En qualsevol cas, la primera vegada que fem servir una sigla convé desenvolupar-la —D’acord amb la subvenció del Pla Únic d’Obres i Serveis de Catalunya (PUOSC), [...]—, excepte quan la sigla és més coneguda que la forma desplegada (IVA, UVI, etc.).

Aixecar és el verb que utilitzem per expressar l¿acabament d¿una sessió (el president aixeca la sessió [...]) i estendre es fa servir per referir-se al fet de redactar-ne l¿acta ([...] de la qual, com a secretari, estenc aquesta acta). Per extensió, de vegades es fa servir l¿expressió aixecar acta, que resulta menys precisa i que per això no aconsellem d¿utilitzar.

En el desenvolupament de la sessió, el secretari llegeix l’esborrany de l’acta, però en els acords s’aprova l’acta (no l’esborrany). El punt de l’ordre del dia de la convocatòria corresponent tampoc no ha de fer referència a l’esborrany: Lectura i aprovació de l’acta de la sessió anterior.

L’acta no porta data perquè la que compta és la de la sessió, que es consigna a l’inici del document.

Al primer punt de l’ordre del dia, Lectura i aprovació de l’acta de la sessió anterior, no hem d’intercalar la locució si escau (‘si és procedent’), ja que l’acta sempre s’ha d’aprovar, amb les modificacions que calgui, i per tant es considera una informació redundant i irrellevant.

Tant acta de reunió com acta de sessió són formes possibles per referir-se al document que reflecteix els aspectes fonamentals del desenvolupament d’una sessió d’un òrgan col·legiat. La paraula reunió s’utilitza per referir-se a qualsevol conjunt de persones reunides, mentre que el terme sessió fa referència a una reunió prevista normativament per al funcionament d’un òrgan col·legiat. Per això, prioritzem la denominació acta de sessió, que considerem que respon amb més precisió al tipus d’actes que se solen redactar en els contextos de treball habituals de l’Administració local.

El nom dels assistents a la reunió apareix a l¿apartat «Assistents»; per tant, no s¿ha de repetir a la signatura, on només ha de constar la identificació funcional del president i el secretari.

Adjunt és un adjectiu que ha de concordar en gènere i nombre amb el substantiu que acompanya.

• Adjunt, us trametem les factures.

• Adjuntes, us trametem les factures.  

• Us trametem, adjunt, els impresos.

• Us trametem, adjunts, els impresos.

Annex és ‘allò que hom ajunta a una cosa per complementar-la’, i addenda són les ‘notes addicionals a la fi d’un escrit, especialment d’un llibre, per completar-lo o corregir-lo’. Per tant, un contracte incorpora un annex, i no una addenda.

Hem de substituir la forma *annexe, que és incorrecta, pel substantiu annex, el plural del qual és annexos (el projecte inclou un annex / uns annexos). L’adjectiu presenta quatre formes: annex, annexa, annexos, annexes (us envio el document annex / la documentació annexa / els informes annexos / les factures annexes).

En l’ofici, sovint escrivim sense article el complement que acompanya verbs com ara trametre, enviar, fer arribar, adjuntar, etc. En aquests casos es recomana fer servir l’article.

• Us faig arribar còpia de les propostes econòmiques.

• Us faig arribar una còpia de les propostes econòmiques.

Les fórmules de salutació no s’han d’abreujar.

• Benv. Sra.

• Benvolguda Sra.

• Benvolguda senyora

La normativa estableix que la preposició de cau davant la conjunció que.

• Us demano que en cas de que no hi pugueu assistir [...].

• Us demano que en cas que no hi pugueu assistir [...].

Cal tenir en compte que la forma de què és correcta (equival a les formes del qual / de la qual / dels quals / de les quals), però en aquest cas què no és una conjunció, sinó un pronom relatiu que s’escriu accentuat. 

• D’acord amb la documentació de que disposa aquesta corporació [...].

• D’acord amb la documentació de què disposa aquesta corporació [...].

Per referir-se a l’acció de fer un contracte amb algú o contractar algú, no és adequat el verb celebrar. Així doncs, si es tracta d’arribar a un acord de voluntats, es pot parlar de atorgar, acordar, estipular, concertar o subscriure un contracte. I en el moment d’executar-lo, es parla de formalitzar un contracte.

El verb celebrar només el farem servir en els casos en què es fa referència a commemoracions, cerimònies i actes solemnes. Quan es tracta d’una invitació a un acte cultural o social ordinari (una conferència, un concert, el lliurament d’uns premis, una inauguració, una reunió, etc.) són més adequats els verbs tenir lloc, fer-se i ser.

• El ple de la corporació es va celebrar dimarts passat.

• El ple de la corporació va tenir lloc dimarts passat.

• Els actes per commemorar el centenari del naixement de Salvador Espriu se celebraran a la Casa de Cultura.

Els mots certificat i certificació designen conceptes diferents. El primer és el nom del document, mentre que el segon es refereix a l’acció de certificar: Us enviem el certificat que ens heu demanat; És imprescindible la certificació del secretari sobre [...].

La citació no duu ni fórmula de salutació ni de comiat.

Compareixeu (en castellà, comparecéis) és la segona persona del plural del present d’indicatiu, mentre que comparegueu (en castellà, comparezcáis) ho és del subjuntiu. Per tant, cal no confondre aquestes dues formes.

• Si no comparegueu en el termini establert, es considerarà que desistiu de participar en el concurs.

• Si no compareixeu en el termini establert, es considerarà que desistiu de participar en el concurs.

• D’acord amb el plec de condicions, us cito perquè compareixeu.

• D’acord amb el plec de condicions, us cito perquè comparegueu.

Per saber quina de les dues formes cal emprar en cada cas, podem construir la frase substituint el verb comparèixer pel verb venir. Si la frase ens demana el present d’indicatiu, vol dir que l’oració amb el verb comparèixer també ens el demanarà, i a la inversa.

• Si no vingueu/comparegueu en el termini establert, es considerarà que desistiu de participar en el concurs.

• Si no veniu/compareixeu en el termini establert, es considerarà que desistiu de participar en el concurs.

• D’acord amb el plec de condicions, us cito perquè veniu/compareixeu.

• D’acord amb el plec de condicions, us cito perquè vingueu/comparegueu.

No hi ha cap raó que justifiqui la improvisació en aquesta mena de comunicacions. Cal que planifiquem el text com si es tractés d’una carta postal i que, un cop redactat, en fem una relectura a fi d’evitar les faltes d’ortografia i d’altra mena.

Als textos electrònics formals, es recomana escriure majúscules tan sols quan les normes ho prescriguin: a començament de ratlla, després d’un punt, en els noms propis, etc. No s’han d’escriure paraules, ratlles o paràgrafs íntegrament amb majúscules, perquè s’interpreta que l’emissor aixeca la veu o expressa emocions diverses, com ara enuig o alegria, que s’han d’evitar en textos formals.

El verb contemplar té el sentit de ‘mirar atentament’. En el llenguatge administratiu sovint es fa servir, inadequadament, amb el sentit de preveure, incloure, establir, recollir, etcètera.

• D’acord amb el que contempla l’article 36 de la Llei 7/85, de 2 d’abril, reguladora de les bases del règim local, [...].

• D’acord amb el que estableix l’article 36 de la Llei 7/85, de 2 d’abril, reguladora de les bases del règim local, [...].

• El projecte contempla diverses actuacions a la carretera.

• El projecte preveu diverses actuacions a la carretera.

En una invitació podem fer servir convidar o invitar, ja que són verbs sinònims, però tant l’un com l’altre exigeixen un complement directe (la persona que es convida), que no va precedit mai de la preposició a.

Convocar, com a verb transitiu, demana un complement directe (la persona que es convoca) que, per tant, no va precedit de cap preposició.

• Convocaran a tots els membres de la comissió informativa.

• Convocaran tots els membres de la comissió informativa.

A les convocatòries no s’han de fer servir fórmules de salutació ni de comiat.

Tradicionalment s’ha fet servir el terme convocatòria de reunió per referir-se al document per mitjà del qual es convoca una persona a assistir a una reunió d’un òrgan col·legiat. Si tenim en compte que la paraula reunió s’aplica a qualsevol conjunt de persones reunides, mentre que el terme sessió es fa servir per referir-se a una reunió prevista normativament per al funcionament d’un òrgan col·legiat, la denominació convocatòria de sessió es considera més adequada a la funció del document.

En les referències a un document, l’expressió amb data indica la data inscrita en el document (Avui hem rebut el vostre ofici amb data 6 de novembre); en canvi, en data fa referència al dia en què es presenta o es rep el document (En data 26 de novembre vam rebre el vostre ofici amb data 22 del mateix mes).

Per expressar els termes d’un període, podem emprar les preposicions de [...] a [...] o des de [...] fins a [...]. Convé, però, no barrejar aquestes combinacions:

• L’exposició es podrà visitar del 20 de novembre al 30 de desembre.

• L’exposició es podrà visitar des del 20 de novembre fins al 30 de desembre.

• L’exposició es podrà visitar del 20 de novembre fins al 30 de desembre.

• L’exposició es podrà visitar des del 20 de novembre al 30 de desembre.

El decret o resolució no duu cap fórmula final com ara Així ho disposo per mitjà d’aquest decret, signat a Girona [...]. Després de l’últim punt de la resolució s’escriu directament la data.

A la signatura del secretari, s’ha d’evitar l’expressió *N’he pres raó, que és un calc de la locució castellana Toma de razón. Cal substituir-la per En dono fe.

En català, el lloc on es reben i des d’on s’envien missatges per correu electrònic s’anomena adreça electrònica (abreviatura: a/e). Es tracta d’un conjunt de caràcters que permeten d’identificar inequívocament la bústia electrònica d’una persona, una organització, etc. Per tant, hem d’utilitzar aquest terme en lloc de l’anglicisme e-mail (abreviatura d’electronic mail).

La locució a l’efecte de és sinònima de a fi de, amb la finalitat de, i es fa servir en algun certificat quan cal especificar l’ús o destinació que es donarà al document. Les formes de plural (als efectes de i a efectes de) cal que es corresponguin amb una suma d’efectes.

• l, perquè consti, signo aquest certificat a petició de la persona interessada a l’efecte de presentar-lo davant de l’organisme corresponent.

• I, perquè consti, signo aquest certificat a petició de la persona interessada als efectes de justificació dels estudis realitzats i de valoració en la fase de concurs de la convocatòria indicada.

En canvi, les expressions a tots els efectes o als efectes que corresponguin, calcades del castellà, són buides i convé prescindir-ne.

• Als efectes que corresponguin, signo aquest certificat amb el vistiplau del president.

Una de les accepcions del verb elevar és ‘adreçar (un escrit oficial) a una autoritat, a una persona de categoria o de càrrec superior’. Per això diem La Comissió Informativa de Promoció Econòmica i Noves Tecnologies eleva a la Junta de Govern la proposta de [...].

Sovint fem servir aquests pronoms personals forts quan no van referits a persones. Hi ha diferents recursos per evitar aquest ús:

• Si la preposició de precedeix els pronoms ell, ella, ells, elles, no referits a persones, es poden evitar fent servir el pronom en.

• Facultar el president per a la signatura d’aquest conveni i la resolució dels compromisos que d’ell es derivin.

• Facultar el president per a la signatura d’aquest conveni i la resolució dels compromisos que se’n derivin.

• Quan altres preposicions (a, en, amb, contra, etc.) precedeixen el pronom personal fort, sovint es pot utilitzar el pronom hi.

• La llei i totes les disposicions en ella especificades han de ser [...].

• La llei i totes les disposicions que s’hi especifiquen han de ser [...].

Quan l’Administració convoca algú perquè hi comparegui per rectificar algun aspecte de la documentació presentada, hem de fer servir el verb esmenar, que significa corregir. Subsanar és l’equivalent castellà al verb esmenar.

Quan s’esmenten disposicions administratives en els oficis de caràcter extern, la primera vegada que se citen s’hi ha de fer constar el número, la denominació i la data de les que tenen rang de llei: Llei 30/2007, de 30 d’octubre, de contractes del sector públic. En les disposicions que no tinguin aquest rang s’indiquen les dades del document oficial en el qual s’han publicat: Ordre de 20 de setembre de 1989, de pressupostos de les entitats locals (BOE núm. 252 de 20 d’octubre de 1989).

Solem fer servir el mot euro quan no va acompanyat d’una xifra (la depreciació de l’euro) o quan aquesta s’expressa totalment o parcialment en lletres (ha rebut una subvenció de 10 milions d’euros). En canvi, quan expressem les quantitats en xifres, solem utilitzar el símbol € (la Diputació ha subvencionat les obres del centre cívic amb 75.000 €). El símbol EUR, aprovat per l’Organització Internacional per a la Normalització (ISO), s’escriu amb majúscules i sense punts, i és invariable. Aquest símbol es fa servir per a les relacions interbancàries i les operacions transnacionals, al costat dels altres codis ISO: USD (dòlar) DKK (corona danesa), etcètera.

La locució de referència és una expressió incorrecta quan és sinònima d’indicat, consignat, esmentat, etc. La podem substituir, doncs, per aquests adjectius (amb els femenins i plurals respectius).

• en relació amb l’expedient de referència

• en relació amb l’expedient esmentat

Expedir significa ‘despatxar un document oficial’, i estendre, ‘posar (un document) per escrit en la forma acostumada’. En el certificat podem utilitzar aquests dos verbs indistintament.

El verb facultar, que significa ‘donar facultats (a algú) per fer alguna cosa’, és transitiu; per tant, el complement directe (la persona que es faculta) no va introduït per la preposició a.

• Facultar al president perquè [...].

• Facultar el president perquè [...].

Una sol·licitud no és una demanda de gràcia que es concedeix o es denega sense cap regulació i segons el lliure criteri d’una persona, sinó una petició que està regulada per criteris objectius, de manera que només es denega la sol·licitud quan no compleix aquestes condicions. Per això, aquest document no ha de dur mai fórmules finals d’afalac.

En català, el sistema genuí per indicar les hores és el dels quarts i sempre fent referència a l’hora que encara ha d’arribar. Però en textos administratius i protocol·laris cal la màxima precisió, i per això s’ha de fer servir el sistema internacional, que comprèn les vint-i-quatre hores del dia.

• Horari d’atenció al públic: de les 9 a dos quarts de 3

• Horari d’atenció al públic: de les 9 a les 14.30 h

• L’acte tindrà lloc a un quart i cinc de vuit del vespre.

• L’acte tindrà lloc a les 19.20 h.

El verb informar, ‘posar algú al corrent d’alguna cosa’, ha de seguir l’estructura informar + algú + de/sobre alguna cosa. Per tant, el complement directe ha de ser una persona (sense la preposició a: *a algú), no pas una cosa, i la cosa sobre la qual s’informa ha d'anar precedida de la preposició de o sobre.

• L’enginyer director ha informat favorablement el projecte.

• L’enginyer director ha informat favorablement sobre el projecte.

• El president de la Comissió ha informat als assistents de l’estat de la qüestió.

• El president de la Comissió ha informat els assistents de l’estat de la qüestió.

El càrrec de qui signa només consta a la signatura, no a l’interior del document. S’ha d’evitar d’iniciar els informes amb fórmules com ara Informe que emet el cap del Servei de Cooperació Local en relació amb [...], o M. Àngels Ten, com a tresorera de la Diputació, informo [...].

Cal escriure proposo en lloc de tinc l’honor de proposar o vinc a proposar, que són inadequades. A la part final dels informes, també s’ha de prescindir de fórmules com ara No obstant això, la Junta de Govern acordarà el que consideri més convenient; La Diputació, però, acordarà el que cregui més oportú, o Us ho comunico als efectes oportuns, per diferents raons:

• perquè trenquen amb el to general neutre que cal mantenir en l’informe;
• perquè és obvi que la resolució haurà de ser presa per l’òrgan corresponent i, per tant, no queda justificat explicitar-ho amb aquests formalismes.

El verb interessar significa ‘suscitar interès’, i no pas demanar o sol·licitar.

• la subvenció interessada

• la subvenció sol·licitada

En alguns contextos s’està generalitzant l’ús del mot Internet amb minúscula, assimilant-lo a altres mitjans de comunicació (telèfon, televisió…). De moment, però, el diccionari general de la llengua encara no recull aquesta denominació, i com que es tracta d’un nom propi d’una xarxa, es recomana d’escriure’l amb majúscula inicial. En canvi, intranet (xarxa informàtica d’ús intern d’una organització) és un nom comú, i, per tant, ha d’anar amb minúscula i amb article.

Cal tenir en compte que tant Internet com intranet són mots femenins, ja que se sobreentén que els precedeix el mot xarxa.

• Mentre que Internet és una xarxa informàtica d’abast mundial, una intranet és una xarxa privada.

• Internet és utilitzat cada cop més.

• Internet és utilitzada cada cop més.

• Ho trobaràs a la intranet de la Diputació.

En el llenguatge administratiu i jurídic cal expressar les idees amb precisió i sense ambigüitats. El verb presentar té un sentit molt genèric, mentre que el verb interposar és la forma més precisa per fer referència a l’acció de ‘formalitzar un recurs legal’.

Aquest verb segueix l’estructura interposar + un recurs + contra una resolució. Per tant, el complement directe és un recurs, i la resolució contra la qual s’interposa el recurs ha d’anar precedida necessàriament de la preposició contra.

• L’adjudicatària ha interposat un recurs a l’acord del Ple.

• L’adjudicatària ha interposat un recurs contra l’acord del Ple.

Cal tenir en compte que el verb interposar sempre ha de fer referència a un recurs. Així doncs, per a la resta de documents administratius hem de fer servir els verbs formular o presentar.

• El termini per interposar una demanda és de 20 dies.

• El termini per formular una demanda és de 20 dies.

La fórmula amb què s’inicia el nucli de la invitació ha de començar amb minúscula, perquè és la continuació d’una oració que té per subjecte la persona o la institució que convida, la qual apareix a l’encapçalament.

No s’ha de confondre la construcció en lloc de, que significa ‘en comptes de’, i l’adverbi enlloc, que vol dir ‘en cap lloc’.

• En lloc de la Junta de Govern ho aprovarà el Ple.

• La llei no ho preveu enlloc.

El significat de mesa, que estrictament designa un grup de persones que dirigeixen una assemblea o una corporació, s’ha estès per designar un òrgan o un grup de persones reunides amb una mateixa finalitat (la Mesa de Contractació). En canvi, el conjunt de persones reunides per fer un debat s’anomena taula rodona.

Convé que siguem breus, perquè els correus costen de llegir en pantalla. Com a màxim, hauríem d’utilitzar de 10 a 15 línies de text. Podem ressaltar en negreta les paraules clau; d’aquesta manera, si el destinatari fa una lectura en diagonal, almenys rebrà la informació més important.

Aquesta expressió indica la circumstància que provoca un fet o una acció, o que hi dona lloc. No és correcte substituir la preposició inicial amb per en.

• En motiu de les tasques de manteniment, no hi haurà subministrament elèctric.

• Amb motiu de les tasques de manteniment, no hi haurà subministrament elèctric.

Aquests dos verbs tenen el mateix significat: ‘indicar una persona per a un càrrec o una destinació’. Designar pot anar seguit de la preposició per a + nom, de per + oració d’infinitiu o de perquè + oració. En canvi, nomenar no va seguit de preposició.

• L’han designat per a la comissió de seguiment.

• L’han designat per formar part de la comissió de seguiment.

• L’han designat perquè formi part de la comissió de seguiment.

• L’han nomenat presidenta de l’Àrea de Noves Tecnologies.

La nominalització consisteix a transformar un verb simple, un adverbi o un adjectiu en un substantiu. Es tracta d’un recurs correcte, si bé en català, a diferència del castellà, és més genuí emprar construccions amb verbs que no amb substantius, ja que sovint l’ús de verbs evita que hàgim d’emprar possessius (que convé limitar) i pronoms innecessaris, que acaben dificultant la llegibilitat del text.

• Pel que fa a la solvència tècnica, heu de presentar la documentació per a la seva acreditació.

• Pel que fa a la solvència tècnica, heu de presentar la documentació per acreditar-la.

• El termini per a la presentació dels justificants acaba dimarts.

• El termini per presentar els justificants acaba dimarts.

Totes tres denominacions són vàlides per referir-se al document que es fa servir habitualment per comunicar-se entre diferents unitats administratives.

En la nota interna no s’han de fer servir fórmules de salutació ni de comiat.

El verb notificar, ‘donar coneixement o notícia (d’alguna cosa), fer-la saber, especialment d’una manera oficial’, ha de seguir l’estructura notificar + a algú + alguna cosa, i no pas *notificar + algú + de/sobre alguna cosa.

• S’ha de notificar la persona interessada de la resolució del Ple.

• S’ha de notificar la resolució del Ple a la persona interessada.

Convé adoptar un criteri d’homogeneïtat a l’hora de numerar els paràgrafs dels antecedents i dels pactes. Podem fer servir numerals cardinals amb funció de número d’ordre (1. La Junta de Govern [...]. 2. L’òrgan de contractació [...].) o ordinals escrits amb lletres (Primer. La Junta de Govern [...]. Segon. L’òrgan de contractació [...].). Quan ja hem triat un sistema de numeració, l’hem de fer servir al llarg de tot el text.

En cap cas farem servir un guionet després del punt:

• 1.- La Junta de Govern [...].

• 1. La Junta de Govern [...].

Aquests dos conceptes sovint provoquen confusió.

S’utilitza exclusivament nombre:

• Com a sinònim de quantitat.

• Hi ha hagut un gran nombre de sol·licituds.

• Augmenta el nombre d’inscrits.

S’utilitza preferentment nombre:

• Com a entitat matemàtica o per referir-se al resultat d’un càlcul, tot i que s’ha anat generalitzant l’ús de número per a aquests casos i avui es poden considerar adequades totes dues formes.

• El 8 és un nombre/número natural.   

S’utilitza exclusivament número:

• Per designar un element dins una sèrie.

• El número de telèfon és el 972 185 000.

• Cal consignar el número d’expedient.

• I, tot i que depèn de la varietat geogràfica, en general per referir-se als jocs d’atzar, per expressar la talla o la mida d’un objecte, per referir-se a un espectacle i en certes expressions populars.

• Tinc el número 2200 de la loteria.

• Hem vist un número de circ.

• M’he comprat unes botes del número 39.

• Cal fer números.

Aquesta construcció, que significa ‘sense que sigui obstacle’, contraposa dos fets o dues accions, i ha d’anar acompanyada del mot això, ja sigui davant o darrere (no obstant això / això no obstant). El pronom això també pot substituir-se per l’expressió de la paraula que obsta.

• No obstant, la Diputació podrà establir-hi pròrrogues.

• No obstant això, la Diputació podrà establir-hi pròrrogues.

• No obstant el que s’ha dit, la Diputació podrà establir-hi pròrrogues.

La paraula ordre és masculina quan fa referència a la disposició regular de les coses, a una successió metòdica, fixada (posar en ordre els papers; seguir l’ordre cronològic), etc. És femenina quan té el valor de manament i prescripció. Així, el terme ordre del dia és masculí perquè indica els assumptes fixats i disposats de manera regular que han de ser tractats en una reunió o sessió.

El verb ostentar significa ‘mostrar amb afectació’. Per tant, no l’hem de fer servir amb el sentit de tenir, exercir, ocupar, etcètera.

• Ostenta la representació de l’entitat.

• Exerceix la representació de l’entitat.

• Ostenta el càrrec de vicepresidenta.

• Ocupa el càrrec de vicepresidenta.

La distribució de les preposicions per i per a davant d’infinitiu és un punt conflictiu de la gramàtica catalana. A la Diputació de Girona adoptarem la proposta simplificadora formulada el 1971 per Coromines, ja prou estesa a l’Administració, i farem servir per davant d’infinitiu.

S’ha obert el període per sol·licitar subvencions.

Truqueu per obtenir més informació.

A la nota interna, com a la carta, es pot afegir, opcionalment, un apartat d’informació addicional en forma de postdata (després de la data i la signatura), encapçalada per la sigla PD. Convé, però, no abusar d’aquest recurs, i assegurar-nos que el que hi diem no és oportú d’incloure-ho en el cos del document.

L’últim punt de l’ordre del dia fa referència a un període obert en què, a la fi de la sessió, les persones assistents poden intervenir lliurement amb preguntes i comentaris. En les sessions de les corporacions locals, cal usar la fórmula precs i preguntes, perquè la seva reglamentació específica fixa, detalla, defineix i distingeix aquest tipus d’intervencions. En canvi, en molts altres tipus de reunió, de les quals també es pot estendre una acta (reunions de veïns, d’una associació, etc.), es recomana l’ús de la forma torn obert de paraules.

En la invitació hem d’evitar l’ús del verb pregar, ja que comporta la idea de submissió, i optar per la forma demanar, que és més neutra.

• Us prego que confirmeu l’assistència.

• Us demano que confirmeu l’assistència.

El verb personar-se té el significat restringit de ‘comparèixer en un judici per constituir-s’hi com a part’. Per això, en una citació hem de fer servir altres verbs com ara presentar-se o comparèixer.

La proposta de resolució no duu cap fórmula final com ara Tanmateix, la Junta de Govern acordarà el que consideri més adient, perquè és obvi que la resolució haurà de ser presa per l’òrgan corresponent i, per tant, no queda justificat explicitar-ho amb aquests formalismes. Així doncs, després de l’últim punt de la resolució s’escriu directament la data.

Per introduir un tema nou en un escrit hem d’evitar de fer servir la construcció *en quant a, que es considera un calc del castellà. Podem fer servir les locucions pel que fa a, tocant a, a propòsit de, quant a, etcètera.

Aquesta forma és correcta en expressions de quantitat, però no té valor causal. En aquest context caldrà substituir-la per ja que, perquè, per tal com, atès que, etcètera.

• L’Administració pot concedir una ampliació del termini per quant la llei així ho estableix.

• L’Administració pot concedir una ampliació del termini perquè la llei així ho estableix.

• Per quant s’han adjudicat les obres?

Sovint iniciem el nucli de la carta amb alguna d’aquestes locucions, o bé la fem servir com a connector per encetar un nou tema. En relació amb i amb relació a es poden considerar sinònimes quan adopten el significat de ‘pel que fa a’. En canvi, la variant *en relació a no és admesa per la normativa.

• En relació a la vostra carta, em plau fer-vos saber [...].

• Amb relació a / En relació amb la vostra carta, em plau fer-vos saber [...].

Les expressions respecte a i respecte de equivalen a pel que fa a, pel que fa referència a, pel que es refereix a, quant a, etc. En canvi, *al respecte és una expressió no admesa per la normativa.

L’adreça de la persona destinatària del saluda només s’ha de consignar en el sobre; en el document no hi va adreça.

La persona que envia el saluda no ha de dur cap tractament protocol·lari (si en té algun d’atribuït) ni de respecte.

El verb subscriure significa sotaescriure, això és, ‘escriure a sota’ o ‘signar al peu (d’un escrit)’. Signar (o firmar) significa ‘posar la signatura —o la firma— (en un escrit)’. Així, tant podem subscriure com signar o firmar un contracte.

Sovint es produeixen confusions a l’hora d’escriure sinó i si no perquè fonèticament sonen igual. Sinó és una conjunció adversativa que indica oposició entre els elements que posa en relació. En canvi, si no és un conjunt de dos mots: la conjunció condicional si i l’adverbi de negació no.

• No heu de presentar la memòria, si no el compte justificatiu.

• No heu de presentar la memòria, sinó el compte justificatiu.

• Sinó compareixeu en el termini establert, es considerarà que desistiu de participar en el concurs.

• Si no compareixeu en el termini establert, es considerarà que desistiu de participar en el concurs.

Per saber quina de les dues formes hem de fer servir, podem tenir en compte que les frases formades amb si no les podem convertir en frases afirmatives eliminant el no i continuen tenint sentit, a diferència de les frases formades amb sinó.

• Si no teniu interès a participar en el procediment negociat, no contesteu aquest missatge.

• Si teniu interès a participar en el procediment negociat, contesteu aquest missatge.

• No heu de presentar la memòria, sinó el compte justificatiu.

• Heu de presentar la memòria, si el compte justificatiu.

Cal remarcar que l’Administració no ha de demanar a l’administrat (ni l’administrat cal que ofereixi a l’Administració) més dades d’identificació de les que realment són necessàries per a l’adequada tramitació de l’expedient. Generalment no és pertinent demanar-li que indiqui el seu estat civil, el nombre de fills o la professió.

La sol·licitud no és un document nominal i, per tant, mai no s’ha d’adreçar a una persona particular, sinó a l’Administració o a l’òrgan corresponent.

El fet que la paraula sol·licitud sigui el terme preferent per designar aquest document, fa que també la locució a sol·licitud de sigui preferent i que a instància de sigui la forma secundària: Expedeixo aquest certificat a sol·licitud de [...].

Encara que el diccionari considera sinònimes aquestes dues paraules, en l’àmbit administratiu és preferible fer servir sol·licitud, ja que és aquest el terme que apareix a la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú.

Entre l’Administració i la ciutadania s’ha d’establir una relació igualitària, sense connotacions jeràrquiques. Per això, l’administrat no s’hi ha de dirigir mai utilitzant formes servils com ara prego, suplico o imploro.

En llenguatge administratiu i jurídic, termini designa el període assenyalat per a l’acabament d’un contracte, per al compliment d’una obligació o per a la presentació d’una demanda, un recurs, etc. La forma plaç no és correcta. El terme és el moment final, o més rarament inicial, d’un espai de temps prefixat, d’un termini.

• El plaç d’execució de les obres és de cinc mesos.

• El termini d’execució de les obres és de cinc mesos.

• Tenint en compte que avui és 8 de setembre i que el termini de presentació de pliques és de 15 dies naturals, el terme és el 22 de setembre.

Tot i que en la llengua general terme i termini s’utilitzen com a sinònims, en llenguatge administratiu convé distingir-los. Terme és el moment final, o més rarament inicial, d’un espai de temps prefixat (d’un termini); termini és l’espai de temps de què es disposa per efectuar una actuació determinada. Tot termini té un terme inicial i un terme final.

El terme vistiplau designa el tràmit amb què un superior aprova o reconeix l’adequació o l’oportunitat d’alguna cosa, o hi dona la conformitat. És la forma que farem servir dins els escrits, en general precedida de l’article masculí (amb el vistiplau del president).

Fora de text, però, al peu dels escrits i en el punt en què es produeix l’aprovació mitjançant el vistiplau, escriurem vist i plau, que conté les paraules vist (en el sentit de ho he vist) i plau (volent dir em plau, em va bé, ho considero oportú i correcte). L’abreviació de vist i plau és v. i p.

No hem de fer servir l’expressió *vist i conforme, que és un calc de la locució castellana visto y conforme.

Sovint fem servir el nom web (sistema basat en l’ús de l’hipertext que permet de cercar informació a Internet, accedir-hi i visualitzar-la) com a adjectiu per formar termes relacionats, com ara pàgina web, lloc web, servidor web, espai web, etc. En certs contextos prescindim del nom que actua com a nucli (pàgina, lloc, servidor, espai, etc.) i el terme queda reduït a la forma web, que manté el gènere del nom que hem suprimit: per exemple, un web (per un lloc web) o una web (per una pàgina web). Com que probablement la situació més habitual és que el substantiu elidit sigui la forma pàgina, l’ús en femení és el més general (Podeu fer els tràmits per mitjà de la web), però en certs contextos també pot ser ben adequat l’ús en masculí (La Diputació ha renovat completament el seu web, La renovació del web de la Diputació n’afecta totes les pàgines).