9. Els documents protocol·laris
El saluda és un document de caràcter protocol·lari que es fa servir per a comunicacions interpersonals breus sobre qüestions no oficials, com ara notes d’agraïment, felicitacions, etc., que no tinguin registre de sortida.
Una de les particularitats que distingeixen el saluda de la resta de comunicacions usuals a l’Administració és que només el fan servir els alts càrrecs.
Actualment, a la Diputació se sol substituir el saluda per una targeta gran o per una carta (vegeu 9.3, «La carta protocol·lària»).
L’estil de redacció del saluda és molt formal i té un caràcter cerimoniós. El contingut, que ha de ser breu i concís, permet poques variacions.
Quant al tractament personal, hem de tenir en compte que la forma del verb principal, saluda, fa que calgui usar el tractament de tercera persona del singular, tant per a qui emet el text (saluda; li agraeix; el felicita, etc.) com per a la persona destinatària (la seva consideració; invitar-lo, etc.). Aquesta particularitat diferencia el saluda de la resta de documents administratius i protocol·laris, en què es fa servir la primera persona del singular per a qui emet el text (felicito; agraeixo, etc.) i la segona del plural per a la persona destinatària (us demano; enviar-vos, etc.).
En el saluda s’han de fer servir els tractaments protocol·laris que pertoquin a la persona destinatària (vegeu 6.3, «Llista de càrrecs amb tractament protocol·lari»).
El saluda té una estructura molt marcada. S’hi ha de fer constar els apartats següents: capçalera, nucli, signatura, comiat i datació.
Bona part de la informació que el saluda conté hi és parcialment impresa: el càrrec, el nom i els cognoms de la persona que saluda, la fórmula de salutació, la fórmula de comiat i la població.
Aquest document té la particularitat que s’escriu en un full DIN A5 (vegeu 1.2.1, «La mida dels fulls»).
Capçalera
El primer element que encapçala el saluda és la identificació del càrrec, amb l’article corresponent, que sol anar integrat a la capçalera impresa: El president de la Diputació de Girona; La vicepresidenta de la Diputació de Girona. A continuació, en una línia independent, hi va impresa la fórmula de salutació (Saluda), amb majúscula només a la inicial absoluta i amb alineació centrada.
Nucli
A continuació de la paraula Saluda, i en una línia independent, es fa constar el nom i cognoms de la persona destinatària, precedits del tractament protocol·lari que li pertoqui i amb l’article corresponent.
El paràgraf del nucli comença amb minúscula, perquè el text del saluda és tot seguit: el càrrec que apareix a l’encapçalament és el subjecte, la paraula saluda és el verb, i la persona destinatària, el complement directe (que no ha d’anar introduït amb la preposició a: El president de la Diputació de Girona [canvi de línia] Saluda [canvi de línia] l’Excm. Sr. [nom i cognoms].
El motiu de la salutació (agraïment, salutació, etc.) cal expressar-lo de manera breu, unint els diferents verbs conjugats amb la conjunció i o amb altres connectors com ara alhora que.
|
Saluda |
| l’Il·lm. Sr. [nom i cognoms] i li agraeix sincerament [...], alhora que es complau a convidar-lo a [...]. |
Signatura
La signatura es redueix a la rúbrica, a sota del nucli. A sota la rúbrica apareixen impresos el nom i els cognoms del càrrec que tramet el saluda.
Comiat
El comiat s’expressa després de la signatura mitjançant una fórmula de comiat o de cortesia, que admet poques variacions.
[...] aprofita l’avinentesa/l’ocasió per expressar-li/manifestar-li la seva consideració.
[...] aprofita aquesta oportunitat per testimoniar-li la seva consideració més sincera / més distingida.
[...] es complau a expressar-li el testimoni de la seva consideració.
Datació
L’últim element del saluda és la datació, que es compon de municipi i data.
El municipi ha de dur l’article quan en té, va seguit d’una coma i no ha d’anar precedit de la preposició a.
- A la Bisbal d’Empordà, 25 de maig de 2010
- La Bisbal d’Empordà, 25 de maig de 2010
La data tampoc no va precedida de la preposició a. El dia s’escriu en xifres, el mes amb minúscula i l’any sencer en xifres. Davant de l’any, podem fer servir la preposició de o bé la contracció del.
L’abreviació de la data amb punts, guionets o barres inclinades, indicant el mes en xifres, no es considera adequada en la datació d’un document de to formal com és el saluda.
- Girona, a 25 de maig de 2010
- Girona, 25.5.2010
- Girona, 25 de maig de 2010
- Girona, 25 de maig del 2010