El paràgraf és, a banda del seu contingut temàtic, un element visual molt important en la presentació dels textos.
En alguns documents extensos que emet l’Administració, com ara els convenis o els contractes, estructurem el text per mitjà d’epígrafs o títols, que escrivim en negreta i que serveixen per diferenciar els fragments o parts del text; però en molts altres documents, menys extensos, els paràgrafs són l’únic element de disposició visual de la informació.
Per aquest motiu, en els documents en què el paràgraf és l’únic element d’estructuració de la pàgina, cal tenir en compte les recomanacions següents:
- En general, en una pàgina DIN A4, cal limitar el nombre de paràgrafs entre 3 i 8, sense tenir en compte la salutació i el comiat, si n’hi ha.
- És convenient fragmentar els paràgrafs massa llargs.
- S’ha d’evitar de compondre un seguit de paràgrafs excessivament curts.
D’altra banda, els textos que emeti la Diputació de Girona s’han de justificar tant a la dreta com a l’esquerra, i no s’ha de fer servir la partició de paraules a final de línia.
- En els documents protocol·laris en què s’utilitza l’alineació centrada del text tampoc no s’han de partir les paraules a final de línia.
Els paràgrafs se separen amb una línia en blanc, i s’ha de prescindir del sagnat a l’esquerra, a excepció de les publicacions amb tractament editorial, en què generalment se sagna la primera línia de cada nou paràgraf sense deixar línies en blanc.
Només en les citacions textuals de normes jurídiques que s’insereixin en altres textos s’hi ha d’afegir un sagnat a la dreta i a l’esquerra de 2 centímetres respecte als marges preestablerts. Aquest recurs, sumat a la reducció del cos de la lletra, permet distingir amb claredat la citació de la resta del text.
