Després de la identificació de la persona destinatària, es redacta en un sol paràgraf la fórmula de convocatòria, la qual ha d’incloure les dades següents:
- Referència a l’autoritat que ordena la convocatòria i, si escau, a la disposició que la preveu: Per ordre del president us convoco a [...]; D’acord amb el que estableixen els articles 77 i 79 de [...], i per ordre del president, us convoco a [...].
- Indicació del caràcter ordinari o extraordinari de la sessió i del nom de l’òrgan col·legiat (també es pot tractar de la sessió constitutiva de l’òrgan): [...] us convoco a la sessió ordinària de la Junta de Govern Local.
- Data, hora i lloc de la reunió: [...] que es farà el 21 de desembre de 2010, a les 12.30 h, al saló de comissions de la Diputació.
Les convocatòries extraordinàries han de ser motivades; per tant, cal fer constar el motiu en el text: [...] sessió extraordinària de caràcter urgent del Ple de la Diputació de Girona [...] per tractar d’un assumpte únic: “Aprovació de mesures de suport als ajuntaments amb motiu dels danys produïts pel temporal de vent”.
